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"Esto tiene que estar listo sí o sí este día de este mes", y las palabras van acompañadas de un círculo en tinta roja permanente.

Especialmente si trabajas en una empresa de moda, habrás oído esta terrorífica frase durante la preparación de las nuevas temporadas de primavera/verano, otoño/invierno y épocas especiales como Navidad. Son los momentos más estresantes del año, pues se acumula una gran cantidad de tareas que se deben realizar en un corto espacio de tiempo. La perfección no es un objetivo, sino una obligación a contrarreloj para el día del lanzamiento.

Sin embargo, si lo ves con perspectiva, cada año surgen las mismas tareas repetitivas vinculadas a la información de catálogo, necesidades que se han ido abordando durante muchos años sin orden ni método. La ansiedad de esos momentos nubla lo obvio que es aprender a anticiparse: con un poco de orden y utilizando las herramientas adecuadas, puedes simplificar las fechas más agobiantes del año, acortando los periodos de preparación de nuevas temporadas en más de la mitad del tiempo. Además, estructurando los procesos conseguirás que la calidad de los contenidos que preparéis mejoren considerablemente.

Estos son los pasos que debes seguir para agilizar la creación de tu información de producto y conectarla a todos los canales que quieras con un sistema PIM.

1. Recopila toda la información de producto

Seguramente sea escasa, pero este es el momento en el que debes listar todos los productos nuevos y los campos de especificación que ya han sido creados por otros departamentos. Recuerda todos los aspectos que deben aparecer en las fichas, desde características técnicas, como medidas o composición del producto, hasta descripciones personalizadas, tipo de fotografía que deberán tener adjunta, la colección de la que forman parte, los precios de lanzamiento, las recomendaciones de uso y cualquier otro campo necesario para armonizar tus nuevos productos en el catálogo final.

Procura sincronizar estas incorporaciones desde todos los departamentos encargados. Por ejemplo, que el departamento de fotografía se ocupe de las imágenes adecuadas y el departamento de marketing de las descripciones más precisas y atractivas para cada ficha de producto. A la hora de reunir todos estos componentes, evita métodos caóticos y opta por herramientas como Dropbox para una subida masiva y rápida de archivos, que además puedes organizar en carpetas, o un volcado de datos desde Excel o directamente desde la base datos de la empresa.

2. Estructura la información por secciones o por departamentos

Una vez que has conseguido reunir toda la información de catálogo en bruto, tendrás que repartirla en los campos adecuados para evitar que se apelotonen los datos. Lo ideal es que sean tus departamentos de compras o de marketing quienes se encarguen de hacer un reparto preciso de toda la información, puesto que son ellos quienes disponen de un conocimiento más depurado sobre cada producto.

3. Invita a tus compañeros a colaborar

Envía invitaciones a todos los miembros del equipo para que rellenen las partes correspondientes a sus departamentos en el PIM, y asigna los permisos de edición adecuados a cada caso.

4. Retoca las imágenes de manera automática

Una vez que tengas recopiladas todas las fotografías de tus productos, dispones de dos posibilidades: enviarlas a un encargado de tu equipo interno, o a un servicio que cuente con una alta capacidad de procesamiento fotográfico en un plazo ágil.

5. Envía todo el contenido a traducir

Cuando te asegures de que todo el contenido está cien por cien perfecto, y si necesitas que tus catálogos y plataformas de venta se hayen disponibles en varios idiomas, tendrás dos opciones. Puedes exportar la información a un archivo Excel y enviárselo a alguien de confianza para que lo traduzca, o bien encargar la traducción a una agencia. Sin embargo, sólo recomendamos el empleo de este servicio para contenidos generalistas. Si tu información de producto es muy especializada, resulta más recomendable que elabore la traducción gente de tu propio equipo, que conoce a fondo la terminología y evitará traducciones robóticas o erróneas.

6. Haz seguimiento de la calidad de la información

Para este propósito es sumamente útil la herramienta Quality Report, puesto que resulta sencillo hacer un seguimiento si tienes pocos productos, pero en cuanto sean muchos o tengan características muy técnicas podrás perderles la pista fácilmente. Una herramienta de medición sobre la calidad te mostrará el nivel de compleción de datos en cuatro sectores fundamentales:

  • Campo por campo: Podrás comprobar de un vistazo qué queda por completar.
  • Sección por sección: Analizarás qué áreas se han trabajado más, por ejemplo si está más completa la sección de niños que la de hombre.
  • Canal por canal: Imprescindible en cuanto manejas más de un canal de ventas, como papel, aplicación y online, pues cada uno requiere unos campos específicos y necesitan información diferente. De este modo, podrás calibrar el nivel de calidad de cada canal y asegurarte de que sea idéntico en todas partes.
  • Miembro del equipo por miembro del equipo: Un relevante seguimiento acerca de quiénes están cumpliendo mejor con su trabajo dentro de tu equipo, dado que vigilar personalmente la actividad diaria de todos los participantes es un propósito imposible.

7. Publica tus productos

A lo largo de todo este proceso tus productos habrán estado en borrador. Una vez que, superados todos los tests de calidad anteriores, consideréis que están perfectos para el cliente, la persona de marketing o un responsable de cada canal de ventas deberá cambiar el estado de borrador a 'visible'. De este modo, puedes calcular si quieres que la nueva información aparezca automáticamente el mismo día del lanzamiento de los productos, o cuando el catálogo esté listo y pueda ir generando un interés pre-compra entre el público.

Otro aspecto fundamental en esta fase supone etiquetar los productos con tu PIM y el canal de ventas correspondiente. Mediante esta estrategia podrás escoger qué etiquetas quieres que estén activas para la venta y dónde deseas que esté disponible la nueva información de productos, por ejemplo publicándola en unos países y no en otros.

8. Haz iteraciones constantes para mejorar la calidad de los productos

Que tus fichas de producto estén perfectas el día del lanzamiento no significa que sean intocables y que el trabajo haya acabado. Lo peor ha pasado ya, pero habrá que seguir mejorando la información constantemente, en especial mediante el estudio de herramientas de marketing como Google Analytics. Investiga qué keywords se están empleando para buscar tus productos, cuáles tienen mejor y peor conversión, qué se puede aprender de los que funcionan y qué habría que cambiar en los que no están dando resultados.

Si te organizas bien y te apoyas en herramientas de estructuración de procesos, puedes conseguir reducciones de tiempo de hasta el 90% en la preparación de tus catálogos de temporada, siempre y cuando estés dispuesto a aprender e incorporar mejoras constantes.

¿Cuáles son tus mayores quebraderos de cabeza al llegar las nuevas colecciones? ¿Y lo más emocionante que suponen estos lanzamientos? Nunca olvidemos todo lo que aprendemos y disfrutamos incluso en periodos de trabajo intenso.

 

Checklist para comprobar si necesitas un PIM en 3 pasos

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