Un escenario típico en compañías con negocio ecommerce sucede al decidir incorporar un ERP o sistema de Enterprise Resource Planning cuando ya se tiene una tienda online en marcha en alguna plataforma de CMS, como Magento o PrestaShop.
La complejidad también sucedeen la situación opuesta: cuando una compañía con un ERP instalado decide dar el salto al ecommerce y abrir una tienda online.
Sin embargo, esto no significa que ya no sea posible integrar un ERP o CMS, o que el proceso vaya a ser mucho más complejo, lento y costoso que desde cero.
Tanto los proveedores de ERP como los CMS tipo PrestaShop y Magento saben que esta demanda es común entre muchos usuarios, y por ello ofrecen bastantes facilidades para que integrar una tienda online a un ERP sea más sencillo de lo que parece.
→ Lee más: Por qué un ERP es fundamental en ecommerce
Buenas prácticas para sincronizar un ERP con PrestaShop y Magento
Los beneficios de un ERP
Sin duda, antes de nada hay que volver a subrayar la conveniencia de agregar un ERP al sistema de control y gestión de contenido de una empresa, tanto para información relativa a los catálogos y productos en venta como otros materiales de la compañía, desde recursos humanos hasta la parte financiera.
A través de un ERP conectado a una plataforma de CMS, el envío de información, actualizaciones, órdenes y cambios entre los canales de venta y la base de datos es automático y con las garantías de cero errores que tiene un sistema centralizado. El combo ERP + PrestaShop o ERP + Magento es un apetitoso paso para cualquier compañía dedicada la venta online, y es obvio que conseguir una conexión fluida entre ambos sistemas será la llave a mayor crecimiento, más ahorro y gestión más eficiente.
Cualquier empresa aplaudirá esos objetivos, pero es importante al optar por un ERP para PrestaShop o Magento que tengas muy en cuenta cuál es la estrategia de tu negocio. Según las metas y las acciones de vuestra estrategia ecommerce, será necesario un tipo de integración u otro, por ejemplo según si el propósito es construir una red multicanal u omnicanal, según el número de canales y usuarios que vayan a conectarse, el volumen de datos y productos…
Todo esto hará que tanto la instalación como la integración del conector PrestaShop o Magento sea más o menos compleja.
PrestaShop y Magento cuentan con módulos o plugins configurados para integrarse con un ERP, pero siempre es más seguro contar con un especialista dentro o fuera del equipo que tenga entrenamiento en este tipo de sincronizaciones. Un partner que sepa atender tus dudas, analizar tus necesidades y adaptar la solución será muy útil a la hora de conseguir una sincronización de éxito entre ERP, Magento o PrestaShop.
→ Resuelve tus dudas: ¿Me conviene más PrestaShop o WooCommerce?
Decidir la mejor integración entre el ERP y PrestaShop o Magento
Otro aspecto vital es determinar de qué modo va a enviarse información entre el ERP y PrestaShop o Magento. Lo habitual es que se instale un funcionamiento bidireccional, de manera que puedan realizarse envíos de información desde el ERP hacia el CMS o a la inversa.
No obstante, es importante marcar una jerarquía y tener claro dónde va a alojarse la información principal y cuál es el tipo de información a la que se permite acceso desde el CMS.
Los datos que pueden integrarse entre ERP, Magento o PrestaShop son:
- Información de producto
- Inventario y stock
- Pedidos y comunicaciones a proveedores
- Información de pedidos y envíos
- Información de clientes (datos de contacto, historial de compra, wishlist…)
¿Cuál es el workflow que quieres establecer en el ERP para PrestaShop o Magento en cada uno de esos puntos? ¿Cuál es el proceso de ventas que aplica la empresa y qué tipo de integración puede agilizarlo?
Por ejemplo, el cobro de un pedido no debe realizarse hasta que se haya confirmado que el producto está en preparación en almacén. Esto puede determinar dónde se va a almacenar la información relativa a pedidos e inventario, y qué sistema puede realizar automáticamente las órdenes de petición a almacén, envío de mensajería y cobro bancario.
La clave en este aspecto es la rapidez: la información relativa a los pedidos debe compartirse casi en tiempo real entre el ERP y Magento o PrestaShop, y para ello es fundamental marcar cómo es el viaje de información entre los dos sistemas y cómo debe aplicarse la integración.
→ Descubre más: ¿Pensando en migrar a PrestaShop? Todo lo que debes saber
Otros complementos al conector PrestaShop o Magento
Además, es común que los proveedores permitan elegir entre una integración de conector PrestaShop o Magento totalmente automática o semi-manual. Ésta es menos costosa, pero requiere mayores recursos y equipo técnico, y absorberá más tiempo en caso de que la compañía tenga un gran volumen de operaciones de venta (ya que la conexión se realizaría agregando manualmente bases de datos en formato XML o FTP).
Lo recomendable es equiparse con otros softwares que actúan de intermediarios entre el ERP y Magento o PrestaShop, como un PIM (Product Information Manager) que recoge, organiza, enriquece y centraliza todo el contenido de producto que envía el ERP y que después será vital para publicarlo en la tienda online a través de un CMS.
Además, los PIM más completos ofrecen conectores a plataformas web como PrestaShop y Magento ya configurados de antemano (como los que tenemos listos para usar en el PIM de Sales Layer).
Recuerda que un ERP no es una herramienta de gestión de catálogos. Editar y organizar toda la información de producto y media assets relacionados (fotografías, vídeos, descargables…) desde la plataforma CMS o website mediante Excel es menos seguro, mucho más lento y suele generar problemas, ya que será complejo si un día la empresa quiere migrar a otro tipo de plataforma.
Tener toda tu información de producto en un sistema único y centralizado facilita tenerlo bajo control y decidir si quieres migrar el contenido de PrestaShop a Magento, a la inversa, o a cualquier otro tipo de CMS como Shopify o WooCommerce.
→ ¡Aprende esto! Diferencias entre un ERP y un PIM para ecommerce
Conclusión
Añadir más sistemas de software a una empresa parece de antemano una decisión con más costes y más complejidad estructural.
En realidad, con los sistemas clave una compañía consigue la gestión y claridad definitiva a largo plazo. Por esto también es importante contar con partners y un conector PrestaShop o Magento escalable, que tenga en cuenta el futuro crecimiento de tu negocio (más canales que conectar, mayor volumen de productos o pedidos…) y puedan adaptarse ágilmente a ello.
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