Mucho tiempo atrás, ser un experto en Excel abría todas las puertas para gestionar el catálogo de productos de una empresa B2B. Manejar bien hojas de cálculo estaba muy bien… pero hoy en día ya no es suficiente.
Excel es un sistema de hojas de cálculo que permite reunir información y formar una base de datos en celdas, distribuidas en filas, columnas y hojas. Como puedes imaginar (o como habrás vivido de primera mano), con este sistema para recopilar la información de producto los fabricantes, vendedores y distribuidores acaban reuniendo cientos y miles de archivos difíciles de localizar, consultar y actualizar.
Te contamos por qué Excel no es la mejor solución para organizar tus datos de producto y cuál es el sistema que utilizan ya los fabricantes y distribuidores líderes para agilizar su trabajo y aumentar las ventas.
Las desventajas de Excel para gestionar información de producto de fabricantes
Si eres una empresa o marca que fabrica o distribuye productos B2B o a vendedores B2C, los problemas de trabajar con Excel no son pocos. Estos son los más habituales:
Excel no permite enriquecer la información de producto
Las hojas de cálculo no incluyen funciones para detectar errores y omisiones en tu información de producto. Tampoco pueden generar informes de análisis para saber qué contenido podrías mejorar o ampliar para crear catálogos adaptados al comprador.
Además, Excel es un sistema pensado para datos matemáticos, de modo que relacionar tus datos de producto con otros materiales como imágenes es más complejo y tedioso.
Excel no puede gestionar gran cantidad de datos
Cuantos más datos de producto manejas, más campos, filas, columnas, pestañas, tablas y archivos vas a necesitar. Y esto significa también más volumen de archivos (fáciles de perder), más errores y más estrés.
Además, en un catálogo de productos generado con Excel es mucho más difícil aplicar actualizaciones, ya que tu equipo pierde mucho mucho más tiempo en aplicar a mano nuevos datos, correcciones, búsqueda de información, validaciones… Y eso es un gran coste para tu empresa.
Excel no incluye control de cambios
Cuantas más personas en una empresa añaden, editan y actualizan información de producto (diseñadores, jefes de producto, comerciales, marketers…), mayor es el riesgo de crear versiones contradictorias de tu catálogo y en diferentes canales. Esto impacta negativamente en la experiencia de cliente y puede afectar a tus ventas.
Actualizar información de producto en Excel te obliga a crear un nuevo documento cada vez y a asegurarte de que todas las copias que existan se sustituyen por la correcta. Así es más probable que haya falta de coordinación en el equipo si no se comunican los cambios a tiempo, ya que no hay un rastreo ni registro de los cambios aplicados.
Excel no se puede conectar a otros sistemas de software
El gran problema de Excel es que necesitas introducir datos a mano continuamente, y no permite conectarse a otros programas que agilizan los cambios y actualizaciones de producto. Hoy en día es vital para cualquier empresa B2B contar con un software más moderno que permita trabajar de forma automatizada y reflejando cambios en tiempo real, en todos los canales y sistemas necesarios.
En definitiva, Excel no es un sistema para crear catálogos de productos
Cuando apareció hace décadas, Excel parecía la gran solución para miles de tareas e industrias B2B. Sin embargo, no fue creado como un software para gestionar información de producto ni con fabricantes y marcas en mente.
Tiempo después, como herramienta para crear catálogos Excel es muy limitada, y ya ha sido sustituido por un sistema más eficaz, fiable y ágil. Te explicamos cuál.
La alternativa a Excel: cómo hacer un catálogo de productos con un PIM
Como ves, Excel no otorga la seguridad de centralizar todos tus datos de producto, la libertad de editarlos ni la agilidad de conectarlos con cualquier canal, marketplate o plataforma de aprovisionamiento.
¿La solución? Un sistema PIM que sirve como fuente de verdad de toda tu información de producto, recopilando datos de cualquier fuente (¡sí, también de hojas de cálculo Excel!), y con potentes funciones para analizar los datos, enriquecerlos, editarlos, exportarlos y conectarlos mediante plugins incorporados, como los nativos que ofrecemos en Sales Layer.
Con un sistema PIM en lugar de Excel, tu catálogo de productos y equipo gana:
- Automatización de todos los procesos
- Aplicación de actualizaciones de contenido en tiempo real, en todas partes
- Revisión de la calidad y consistencia de los datos de producto
- Sincronización y envío de datos de producto a cualquier canal
- Comunicación más efectiva y fiable entre la empresa, proveedores, distribuidores y vendedores
- Conexión de la información de producto directamente con programas de diseño y plataformas de ecommerce B2B
- Creación de copias de seguridad
- Historial de cambios y versiones que puedes recuperar
Un software PIM tiene un funcionamiento similar a Excel, pero su uso es más intuitivo y tu contenido de producto siempre estará enriquecido. El PIM también permite trabajar con fórmulas para agilizar la edición de los datos.
Con Sales Layer puedes importar y exportar tus datos de producto en tablas de Excel de forma instantánea, si las necesitas para cualquier propósito o uso en otra plataforma. Además, en nuestro PIM incluimos un modo de trabajo en vista Excel, pero que te permite trabajar de forma mucho más segura y empleando tablas personalizables.
Si quieres dar el salto definitivo a la eficiencia, prueba el PIM gratis durante 30 días.
