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Continúa siendo una de las preguntas más temidas en entrevistas de trabajo, “¿Manejas Excel?”. 

Poco tiempo atrás, ser un experto en Excel abría todas las puertas para formar parte de una empresa de venta o distribución de productos. Hasta que la irrupción de Internet, el e-commerce y las posibilidades de las compras online cambió el tejido de los catálogos de empresa.

Ser experto en Excel estaba muy bien (y sigue siéndolo)… pero no es suficiente.

Excel, como sistema de hojas de cálculo que permite reunir información y formar una base de datos, todavía es una solución popular para fabricantes, retailers y distribuidores.

Pero ¿sigue siendo la mejor idea crear un catálogo de productos en Excel?

¡Veámoslo!

Índice

  1. Cuándo gestionar un catálogo de productos con Excel
  2. Desventajas de Excel para gestionar productos
  3. Cómo crear un catálogo de productos en Excel
  4. Cómo hacer un catálogo de productos correctamente

 

Cuándo crear catálogos en Excel

 

Cuándo gestionar un catálogo de productos con Excel

La experiencia omnicanal ha traído consigo una complejidad que ya no es abarcable tan sólo con Excel. Esa información de producto tiene que conectarse diariamente y en tiempo real con muchísimos canales de distribución y venta.

Además, el contenido de producto se ha multiplicado y los compradores necesitan cada vez más información: esto conlleva tablas saturadas de datos y difíciles de gestionar a mano.

Sin embargo, todavía puede ser interesante crear un catálogo de productos en Excel si tu negocio presenta varias de estas características:

  • Es un empresa pequeña, que acaba de comenzar en el mundo offline o en el online. Esto significa que tenéis menos recursos para invertir en software de gestión, y las hojas de cálculo son gratuitas en cualquier ordenador o a través de Google Drive.
  • Tienes un catálogo reducido, con una gama de pocos productos o con escasas variantes. Si necesitas editar pocos datos e imágenes por producto, Excel puede ser un programa cómodo.
  • Sois un equipo compacto y pocas personas van a participar en el proceso de editar el catálogo. Uno de los grandes problemas en las hojas de cálculo es el caos derivado de múltiples archivos, almacenados en distintos dispositivos, y la ausencia de control sobre quién ha hecho cambios y cuándo. 
  • Sólo necesitas el catálogo en un idioma. Crear versiones multidioma, o adaptadas a mercados con distintas variables (moneda de pago, sistemas de medidas, precios o características distintas…), aumenta la complejidad de trabajo en Excel.
  • No se actualiza el contenido de producto a menudo. Bien porque lanzas una colección única y estable a largo plazo, o porque no vas a ajustar los productos a la demanda.

Como puedes ver, el problema no es reunir datos de producto en Excel.

El problema es cuando Excel no es un recurso, sino el programa de gestión y edición principal de la empresa.

En ese escenario, crear un catálogo de productos en Excel es mucho más limitado y sin las opciones de automatización tan necesarias hoy en día para fabricantes y vendedores. 

Otras alternativas como un software PIM (Product Information Management) permiten mantener un ritmo ágil de lanzamiento al mercado y atención a la demanda del consumidor.

→ Tu guía definitiva para automatizar catálogos: ¡descárgala gratis aquí!

 

Desventajas catálogos Excel

 

Desventajas de Excel para gestionar productos

Si eres una empresa más grande y con un catálogo más ambicioso y complejo, los problemas de trabajar con Excel no son pocos.

No puedes enriquecer la información de producto

Las hojas de cálculo nunca van a detectar errores y omisiones en tu información de producto, ni van a ofrecer informes de análisis que te permiten ver más fácilmente qué contenido podrías mejorar o ampliar para crear catálogos más ricos e interesantes para el comprador, retailer o distribuidor. Estas funciones sí están incluidas en programas como el PIM software.

Además, Excel es un sistema pensado para datos matemáticos, y enlazar otros materiales como imágenes es más complejo y tedioso.

No puedes gestionar gran cantidad de datos

Cuantos más datos de producto manejas, más campos, filas, columnas, pestañas, tablas y archivos vas a necesitar. Y más significa más de todo, más estrés, más volumen de archivo, más errores.

Excepto una cosa: no es más eficiente.

En un catálogo de productos en Excel es mucho más difícil aplicar actualizaciones, buscando y localizando los productos y campos correctos. Necesitarás invertir mucho más tiempo de introducción de datos, correcciones, búsqueda de información, validaciones…

No tienes control de cambios

Cuantas más personas aportan, editan y actualizan información de producto (diseñadores, jefes de producto, comerciales, marketers…), mayor el riesgo de crear versiones contradictorias.

Actualizar información de producto en Excel te obliga a crear un nuevo documento. Esto implica más archivos, más tiempo de trabajo (ya que es manual) y falta de coordinación en el equipo si no se comunican los cambios a tiempo.

No puedes conectarlo a otros sistemas de software

La automatización no ha llegado para quitar el trabajo de los gestores, sino para ahorrarles tareas repetitivas.

El gran problema de Excel es que necesitas introducir datos a mano continuamente, y no permite conectarse a otros programas que agilizan los cambios y actualizaciones de producto.

En definitiva, no es un sistema para crear catálogos de productos

Cuando apareció, Excel parecía la gran solución flexible para miles de tareas e industrias. 

Lo fue y sigue siéndolo, pero como herramienta para crear catálogos es muy limitada, y más con las necesidades actuales de conectar la información en tiempo real a cientos de otros canales.

→ Mejor contenido de producto = Más conversión de ventas, ¡de veras!

 

Cómo crear catálogo Excel

 

Cómo crear un catálogo de productos en Excel

Si todavía estás convencido de que las hojas de cálculo son tu sistema perfecto para crear un catálogo de productos, te indicamos unos pasos esenciales para crear una base sencilla de partida.

Un catálogo de productos en Excel paso a paso

1. Define tu estructura de catálogo. Cuántas categorías necesitas y, por tanto, con cuántas columnas vas a trabajar. Puede que sólo necesites un nombre de producto y una imagen, o que quieras añadir otras columnas con precio, características técnicas, medidas, etc.

2. Añade imágenes desde un servidor externo. Pueden ser archivos guardados en tu dispositivo, en la web, Dropbox… Añadir imágenes a una hoja de cálculo es una tarea manual y lenta, aunque puedes poner enlaces a una carpeta o directorio local. No hay sincronización real entre Excel y tu sistema de almacenamiento de imágenes, como haría un PIM con función DAM (Digital Asset Management).

3. Filtra por categorías. Esto hace más fácil para ti y el comprador localizar productos, aunque puede bastarte la posibilidad de buscarlos por palabras clave o nombre.

4. Enlaza con otras hojas de cálculo. Cada producto necesitará su propia hoja con información técnica detallada. Estas hojas deben tener exactamente el mismo nombre que los productos desde los que se enlazan para aplicar el hipervínculo.

Una vez listo tu Excel, puedes usar esta hoja de cálculo para:

  • Exportar información para otros programas, como una plataforma de e-commerce que gestiona tu tienda online.
  • Guardar la información para emplear en programas de diseño de catálogo, como InDesign.
  • Descargar directamente el contenido de la hoja de cálculo en un PDF para compartir con distribuidores, retailers o clientes (aunque su diseño no va a ser muy impresionante).

→ Da salida a tus Excel: Cómo enviar contenido de producto a la plataforma PrestaShop

 

Plantillas catálogo Excel

 

Plantillas para catálogo de productos con Excel

Te mostramos algunos ejemplos de plantillas para catálogo de productos creadas en Excel según distintas industrias.

Como verás, los campos de información son muy distintos según cada tipo de producto, y pueden incluir más o menos variantes, subcategorías y subfamilias.

 

Tabla excel de producto de iluminación LED
Ejemplo de plantilla en Excel para producto de LED

 

Tabla excel de camisa producto de moda
Ejemplo de plantilla en Excel para productos de moda (camisa)

 

Cómo hacer un catálogo de productos correctamente

Como ves, Excel no otorga libertad de edición ni agilidad de mantenimiento y actualización.

Antes que crear un catálogo de productos con Excel, plantea la opción de ahorrar tiempo y esfuerzo con un sistema que:

  • Automatiza todos los procesos.
  • Permite programar las actualizaciones de contenido.
  • Revisa la calidad y consistencia.
  • Sincroniza y envía datos de producto a otros programas y canales.
  • Envía la información con personas internas y externas de la empresa (distribuidores, vendedores).
  • Conecta la información de producto directamente (e incluso de forma bidireccional) con programas de diseño y plataformas de e-commerce.
  • Crea copias de seguridad fáciles de localizar y mantiene un historial de cambios y versiones que puedes recuperar.

 

Catálogo de productos con PIM

 

¿Qué sistema incluye todas esas funciones?

Un software PIM que, además, tiene un funcionamiento similar a Excel, pero más intuitivo y enriquecido. El PIM permite trabajar con un lenguaje de fórmulas, accesible tanto para quienes conocen Excel como para quienes lo temen.

Un buen catálogo de productos es más que datos matemáticos. Para mantener tu competitividad de mercado, necesitas enriquecer el contenido y vincularlo con otras áreas de gestión de productos:

  • Información de marketing (descripciones, metadatos, imágenes, vídeos…).
  • Información de clientes (consultas y reseñas de producto).
  • Información técnica
  • Variables estacionales (periodos de rebajas) y por países.
  • Información logística (stocks, sincronización de inventario).
  • Análisis de ventas y rendimiento.

Te puede interesar: Cómo hacer un catálogo de productos

Si aún así no quieres renunciar a Excel, en Sales Layer ofrecemos un sistema PIM que te permite trabajar con hojas de cálculo en la nube, de forma mucho más segura, y con tablas personalizables.

También incluimos un conector específico para Excel, para que sea instantáneo importar y exportar tus datos entre hojas de Excel y el PIM.

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