La tecnología PunchOut ha adquirido mucha fuerza en los últimos años en entornos de gestión de proveedores y pedidos de una empresa, sobre todo del sector B2B. ¿En qué consiste y qué sistemas implica? ¿Es realmente accesible para cualquier tipo de industria y negocio? ¿Su implementación es más difícil o más fácil que otros procesos de gestión de proveedores al alcance de las empresas?
¿Qué es un sistema PunchOut?
PunchOut es un sistema que facilita las compras dentro de una compañía a su red de proveedores a través de una sola plataforma que integra todos los ecommerce o catálogos digitales de cada proveedor, sin tener que abandonar la central de compras principal.
Este método consiste en la creación de un portal preconfigurado con PunchOut para cada proveedor, que conecta directamente su catálogo o selección de productos a través de CXML a la plataforma de eProcurement de la empresa de compra.
Esto quiere decir que el trabajo de empresa y proveedor se reduce, ya que no se necesita subir y revisar a mano el catálogo de productos de cada proveedor a la plataforma de aprovisionamiento de la empresa compradora, sino que puede automatizar el envío y actualización de su información de producto. Además, los artículos comprados se procesan dentro del sistema P2P (Pay to Procurement) del comprador en vez de en el ecommerce de cada proveedor.
Por tanto, es un sistema para gestionar proveedores y pedidos B2B mucho más ágil, rápido y barato para las empresas que el empleo de sistemas tecnológicos tradicionales.
Antes, cada comprador tenía que introducir los artículos de los proveedores que quería adquirir para generar la orden de compra. Mediante un sistema PunchOut, el envío de pedidos se automatiza y evita errores y confusiones típicos, en especial en entornos B2B con grandes volúmenes de compra.
Utilizar PunchOut es un win-win para todos:
- Las empresas ofrecen una plataforma fácil de usar a los proveedores y pueden consultar sus catálogos más fácilmente.
- Los proveedores pueden garantizar un servicio de más calidad para las compras y acelerar la tramitación de los pedidos que reciben.
¿Cómo funciona un sistema PunchOut para B2B?
- El comprador puede buscar productos o proveedores concretos en la plataforma de aprovisionamiento o eProcurement.
- Consulta directamente los catálogos de los proveedores y elige lo que necesita, añadiéndolo a un carrito de compra virtual.
- La orden de compra se envía entonces a través de un PunchOut: los datos llegan automáticamente a la central de aprovisionamiento para su aprobación.
- El proveedor recibe la orden de pedido definitiva una vez aprobada y puede tramitarla de inmediato.
Ventajas de la tecnología PunchOut para B2B
- Costes mucho menores que el uso y mantenimiento de otros sistemas.
- Rapidez en la creación y actualización de catálogos de proveedores.
- Fácil escalabilidad, al añadir proveedores mucho más rápido.
- Información de producto de los proveedores más precisa y completa.
- Reducción de errores en los pedidos.
- Menos devoluciones y más satisfacción del cliente, lo que deriva en mayor fidelidad y relaciones sólidas entre empresa y proveedor B2B.
El objetivo de la tecnología PunchOut, y el motivo por el que están ganando mucho protagonismo en sistemas de compras y aprovisionamiento B2B, es promover la digitalización del catálogo de productos de los proveedores, ya que todavía muchos de ellos no cuentan con ecommerce, ni un sistema PIM para el registro de información de producto centralizado. Asimismo, asegurar que ese contenido de producto es de calidad para todos los compradores, sin que la empresa tenga que revisarlo a mano.
El uso de sistemas basados en tecnología PunchOut también facilita conectar los catálogos de producto de los proveedores en pocos minutos y sin necesidad de conocimiento técnico complejo.
