Ahorrar costes es uno de los principales (y comprensibles) objetivos de cualquier negocio que comienza su viaje, y también de aquellas compañías que ya han empezado a despegar en ventas, pero que no quieren arriesgar con grandes inversiones.
Muchos sistemas de software para tiendas tienen un precio bastante elevado, tanto en sus costes iniciales de instalación y contrato como en las cuotas de mantenimiento. Al igual que les sucede a los usuarios que compran online, el coste llega a ser disuasorio para muchos negocios.
Y, sin embargo, las empresas de ecommerce también saben mejor que nadie cómo para obtener un servicio de calidad suele ser importante y necesario pagar más.
Tras todo esto no vamos a asustarte con carísimas opciones de software para tiendas, pues, aparte de que hay muchos sistemas al alcance de todos los bolsillos (¡e incluso gratuitos, como varios software open source!), lo que nos interesa es subrayar la importancia de uno clave en el desarrollo de un negocio online: el ERP para ecommerce.
¿Qué es el ERP de una empresa?
Un ERP en ecommerce, o Enterprise Resource Planning, es la base de datos central donde se reúnen todos los recursos e información de tu empresa, para facilitar un acceso rápido, ágil y ordenado desde cualquier otro sistema, departamento y empleado en la compañía.
Cuando un negocio cuenta con pocos productos de catálogo, piensa que podrá seguir adelante sin un ERP para tienda online, pero la expansión del negocio, el crecimiento de los catálogos y del número de productos, la suma de más personal, canales de venta y proveedores… todo eso sucederá tarde o temprano y sin un ERP para ecommerce el caos estará asegurado.
De modo que vamos a ayudarte a localizar el sistema más adaptado a tu tipo de negocio en función de los ERP más usados en el mercado, para que ante la pregunta “¿Qué tal irá la gestión de mi negocio?” la respuesta siempre sea “¡Perfecta!”.
¿Cómo elegir un ERP para tienda online?
Un ERP amigable para ecommerce
Sabemos que te asusta el gasto inicial, pero un ERP es una inversión a largo plazo que tendrá efectos positivos inmediatos, pues hace que tu empresa sea más eficiente en la gestión de costes, el acceso a la información de producto y negocio, la organización del trabajo diario y la colaboración entre distintos equipos.
Aunque la mejor opción es un ERP como sistema completo, también hay opciones de complementos o módulos con funciones de ERP que puedes integrar en sistemas que ya tengas de antemano, según si una empresa tiene necesidades muy focalizadas. Vamos a ver cómo sería el ERP perfecto como sistema central de un negocio de ecommerce.
El software para tiendas que escojas debe ser un ERP amigable para ecommerce, que garantice funciones potentes y la habilidad de conectar a todos los departamentos básicos de tu negocio: desarrollo, manufactura, marketing, logística, finanzas y atención al cliente. No todas las empresas se componen por el mismo tipo de equipos tecnológicos y humanos, de manera que es muy importante fijarse entre los ERP más usados cuáles se orientan específicamente a tiendas online y harán tu vida más fácil desde el primer minuto.
Y, por supuesto, que establezca también las conexiones hacia el exterior: un ERP con capacidad para conectarse automáticamente a las principales plataformas de ecommerce o CMS (Content Management System), como Magento, Shopify, PrestaShop o WooCommerce, en especial si ya cuentas con una tienda online en una de estas plataformas.
Un ERP centralizado y automatizado
La característica fundamental de un buen ERP para tienda online es la centralización de la información y la automatización del acceso a ella.
¿Te has detenido a contar cuántos tipos de software se usan en tu negocio día a día?
Desde Recursos Humanos hasta el envío de campañas de mailing, hay decenas de acciones diarias que necesitan el mismo tipo de información. Si esos datos se reúnen en un mismo lugar, estarás garantizando que todo el mundo emplea una misma versión actualizada y sin errores de cualquier información de empresa y producto: los detalles de perfil de un cliente, el estado de cada envío, el número de pedidos por día, el stock exacto en almacén, las facturas, las cuentas abiertas con proveedores…
Pero lo mejor de un ERP para tienda online no es sólo que la información se reúna en un único lugar, sino la automatización, tanto en la suma de nuevos datos a la base central como en el acceso a ella.
Otros sistemas de software para tiendas pueden conectarse al ERP y beneficiarse de un sistema organizado de antemano, como un Product Information Manager (PIM), un Data Asset Manager (DAM) o un CRM (Customer Relationship Manager). La ventaja de saber que toda la información está reunida y actualizada en un mismo sistema va más allá al saber que podrás automatizar su actualización y empleo en cualquier sistema o equipo necesario.
Según los protocolos que actives, es posible conseguir que el cambio de un precio de producto o una promoción sea automático e instantáneo en todos tus canales de venta. Basta con enviar la orden desde tu ERP hacia todos los sistemas conectados que empleen esa información, como tu PIM (encargado de la gestión de catálogos y canales de venta online y físicos), o el equipo de atención al cliente que vaya a usar ese dato en llamadas telefónicas con usuarios.
→ Descubre más: Diferencias entre un ERP y un PIM
Un ERP omnicanal
Un ERP en ecommerce facilita un proceso tan ligado a las ventas multicanales y omnicanales que es imprescindible que esté preparado de antemano para este tipo de empresa.
Enviando órdenes e información actualizada a través del ERP, se conectan fases y equipos tan diferentes como el personal de ventas y el de gestión de inventario, y la reserva de un producto en una tienda física envía automáticamente las instrucciones pertinentes al almacén (para comenzar la preparación del envío, actualizar los números de stock) y al equipo de marketing (que enviará los e-mail de confirmación necesarios).
Sin un ERP, esta cadena de acciones no podría ser tan instantánea como lo es hoy en día en cualquier negocio de ventas online serio y responsable.
Si tu negocio vende a través de diversos canales, revisa que entre tus opciones de ERP haya sistemas que incluyan de antemano la integración de pedidos a través de tienda online, app, teléfono, tiendas físicas (POS), marketplaces (Amazon, eBay…) o retailers, y que puedan conectarse automáticamente a gestores de inventario y empresas de mensajería.
Te recordamos que no todos los sistemas de ERP incluyen configuración para ecommerce y tenerlo desde el principio te ahorrará tiempo de preparación y más gastos en la personalización del software.
Un ERP para almacén e inventario
El ERP en almacén también tiene un papel vital, pues una buena integración entre el inventario y el resto de los equipos asegura que los procesos de ventas diarios se producirán sin errores de exceso o defecto de stock, en los envíos a los clientes y en los datos de la cuenta de clientes registrados (su historial de compra, puntos de fidelidad, etc.).
Opta por un software escalable, que ofrezca gestión de múltiples almacenes si tu red es grande o cuenta con desarrollarla en un futuro próximo. Será más sencillo si tu software tiene la capacidad de expandirse contigo que buscar nuevas expansiones o migrar a otro sistema más completo.
Una integración de ERP en una gran compañía puede llevar años, de modo que es mejor no esperar a que la situación sea ya demasiado compleja. Piensa en ello como elegir un jersey una talla más grande para un niño, ya que va a crecer pronto.
Por último, un buen sistema de ERP sabe interpretar todos los procesos que reúne y ofrece informes de análisis y acciones que pueden ser muy útiles como resumen y referencia para el equipo financiero o para inversores de la compañía. Y no olvides que entrenar a tu equipo y a todas las personas que vayan a trabajar con el ERP es otra inversión de tiempo inicial que debes tener muy en cuenta para asegurar una integración correcta y eficaz.
Entre los ERP más usados por negocios de retail en ecommerce se cuentan Netsuite, BrightPearl, SAP, Skubana o Microsoft Dynamics: compara sus prestaciones y cuotas para encontrar el más adaptado a tu negocio, con las miras puestas en el futuro.
Un sistema ERP en la nube y SaaS puede ser la mejor opción para garantizar un acceso universal e instantáneo desde cualquier sistema y lugar del mundo, aparte de ofrecer procesos de instalación más ágiles que un sistema on premise o in-house.
Prueba las demos gratuitas que ofrecen estos sistemas de software y revisa que cuenten con todas las facilidades para ecommerce que hemos mencionado en este artículo. Ten claro tu presupuesto y cuáles serán los costes totales en todas las fases de instalación y mantenimiento del ERP.
Con todo bajo control, lánzate a la gestión de tu negocio online con el software que permite ahorrar tiempo, revisión de información y acciones, tareas repetitivas y personal de refuerzo.
