El crecimiento de la base de datos en un negocio es una de las fuentes principales de problemas. A los problemas de almacenamiento se suman la gestión cada vez más complicada, los duplicados en distintos sistemas y discos duros, y la dificultad para localizar, compartir y comprobar un dato aislado.
Para cualquier empresa que se tome en serio su organización interna y proyección de futuro digital, una estrategia de Data Management con las herramientas adecuadas resulta indispensable como parte de la estrategia global de negocio.
Qué es el data management
Los sistemas de Data Management son herramientas de gestión de datos sofisticadas y muy potentes al mismo tiempo, capaces de asegurar un riguroso almacenamiento, sincronización, análisis y distribución de los datos de la compañía (desde los productos o servicios que vende hasta información sobre empleados, proveedores, distribuidores, clientes…).
Data Management es un gran proceso en el que pueden participar varias herramientas, más especializadas en gestión de datos de producto, de base de clientes, de recursos administrativos y financieros, archivos multimedia…
La clave de estos DM sistemas es la automatización, que permite ahorrar tiempos y costes y eliminar las redundancias y errores en las bases de datos, así como al enviar la información a otros canales o a otras personas o empresas (comerciales, almacén, vendedores, distribuidores…).
En definitiva, Data Management es un proceso de gestión de datos heterogéneo y multiplataforma, que implica varias herramientas con distintos objetivos y consigue la armonía central de datos en el día a día de una empresa.
→ Por el principio: Cómo crear y optimizar una base de datos en tu negocio
Funcionalidades de los Data Management System
Los mejores data management programs no se conformarán con ofrecerte una gran carpeta donde guardar todos los datos sin orden ni concierto. Esto es mucho más que un Dropbox.
Las herramientas de gestión también se integran con los demás programas de software de la compañía e incluyen funciones de análisis de datos y omisiones, monitorización del uso de cada archivo y actualización de otras aplicaciones y plataformas vinculadas.
Ventajas
Debido al gigantesco esfuerzo que supone la gestión digital de todos los datos de una empresa, los data management system son herramientas indispensables para ahorrar tiempo, sacar más rendimiento a todos los recursos de la empresa y agilizar procesos:
- Manejan cualquier volumen. No importa cuánto crezca una base de datos: los sistemas de data management pueden gestionar fácilmente cantidades ilimitadas de datos y campos.
- Facilitan el trabajo global. Cualquier usuario con permiso puede acceder a las herramientas de gestión de datos desde cualquier dispositivo y lugar, y seguir efectuando su trabajo en cualquier circunstancia y país. Esta funcionalidad de los data management programs en la nube encaja a la perfección con las necesidades del trabajo a distancia, en remoto y para sincronizar equipos e información en varios países.
- Eliminan redundancias y omisiones de datos. Estos errores eran muy difíciles de detectar a mano, pero con herramientas de gestión de datos automatizadas el nivel de precisión del contenido roza el 100%.
- Garantizan un elevado nivel de seguridad, eficiencia y privacidad, básico para dejar en manos de una herramienta toda la información de la compañía. Además, incluyen generación de copias de seguridad, historial de cambios y opciones de recuperación de datos pasados.
- Ahorran almacenamiento. Miles de archivos Excel, fotografías en distintos formatos y Words con traducciones son el caos de cualquier empresa. Cualquier data management system permite ahorrar espacio, ya que incluyen su propio sistema de almacenamiento (mucho mejor si es en la nube) y también el coste de pagar por cuentas como Dropbox.
- Optimizan el acceso a los datos. Y los equipos ahorran mucho tiempo localizando datos concretos y siempre correctos, incorporándolos a la base central y exportándolos a cualquier formato para compartir con terceros, en otros canales digitales o en estrategias de marketing.
→ Data governance: 7 curiosidades que debes saber
Inconvenientes
En ocasiones, las herramientas de data management que incorporan muchísimas funciones se orientan a un perfil de empresa nivel enterprise, y esto implica un coste muy elevado.
Además, el proceso de implementación de las herramientas de gestión de datos en una empresa es delicado y requiere personal especializado y entrenamiento de empleados y equipos.
A fin de cuentas, con cualquier programa de data management se introducirán nuevos métodos de trabajo que todos deben conocer bien, y se necesita un periodo de adaptación y pruebas, que dependerá de la complejidad de la estructura de datos de la empresa. También es necesario un tiempo para gestionar todos los permisos y accesos, y activar los nuevos protocolos de seguridad y gestión de datos.
La buena noticia es que cada vez hay más tipos de herramientas de gestión de datos en la nube, ágiles y con un proceso de onboarding fácil para la empresa, con soporte técnico incluido, y que puede reducir los tiempos de instalación a unas pocas semanas.
→ Una clave: ¿Por qué es tan importante la normalización de tu base de datos?
Tipos de herramientas de gestión de datos
¿Decidido a probar el poderío de un DM? Estas son las herramientas de Data Management más populares y útiles para empresas que quieran dar el salto a la digitalización:
Product Information Management (PIM)
Es la herramienta definitiva para fabricantes y retailers que quieran una plataforma de control centralizada de todo su contenido de producto.
Un PIM o sistema de Product Information Management se dedica a gestionar, corregir y enviar de manera automatizada y sincronizada la información de producto a todos los canales de venta, programas de diseño de catálogos o agentes como retailers y comerciales.
Y a esto nos dedicamos en Sales Layer: descubre sus ventajas para despejar todas tus dudas sobre la mejor gestión de datos que necesita tu empresa.
Master Data Management (MDM)
Son herramientas que gestionan los datos maestros y centrales de una compañía, como a nivel de negocio, empleados, clientes, cuentas, operaciones y regulaciones. Estos programas incluyen limpieza de datos, centralización, key mapping, control de transacciones, soporte multidominio, distribución de información y sincronización global en distintas localizaciones. Algunos ejemplos son Oracle o IBM InfoSphere MDM.
→ Elige el tuyo: Los 10 mejores sistemas de MDM del momento
Data Modeling
Es el proceso que adapta los datos al formato necesario para ser almacenado en la base de la empresa. Los tipos de herramientas de gestión de datos de esta categoría permiten generar modelos conceptuales y establecer las reglas de consistencia y calidad que deben cumplir los datos.
Data Warehouse (DW)
Son programas dedicados a generar almacenes para los datos, y por tanto suelen estar vinculados a un hardware disponible en la empresa y no incluyen procesos de gestión especializados por tipo de datos. Son herramientas para almacenar, pero por sí solos no plantean una estructura y análisis inteligente de la información.
Otros procesos que pueden disponer de sus propias herramientas son el análisis de calidad de los datos, los metadatos, la arquitectura de datos, la seguridad y el almacenamiento.
Un aspecto más es que las herramientas de data management pueden organizar los datos siguiendo distintos criterios, como un modelo relacional, jerárquico (en formato árbol) o como una red.
Este protocolo influirá en el tipo de DM que necesites; por ejemplo, en gestión de datos de producto las bases de datos relacionales resultan útiles para vincular campos de información dependientes entre sí, como modelo, talla y color.
→ Descubre más: Por qué el futuro de la gestión de datos de producto es PIM
Conclusión
Marcas como IBM suenan a palabras mayores y gran desembolso. Pero en el mercado existen herramientas adaptadas a cualquier perfil de empresa, y data management systems escalables que se adaptan al volumen de datos y necesidades de pequeñas, medianas y grandes compañías.
Contar con una base de datos centralizada y automatizada es el objetivo básico de cualquier empresa que empiece a crecer o se haya consolidado. Y para conseguirlo no es necesario un gran número de herramientas. Según las necesidades de tu negocio, puedes acceder a todas las funciones que buscas desde una sola plataforma.
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