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Índice

  1. Software para crear base de datos de tienda
    1. Access
    2. Excel
    3. PIM
  2. Ejemplo de una base de datos de una tienda online
  3. Diseño de una base de datos para tienda virtual: elementos clave
  4. Crear base de datos para tienda online paso a paso
  5. Centralizar y distribuir información (mencionar cómo lo hace Sales Layer)

Software para crear base de datos de tienda

La base de datos para tienda online es la columna principal de tu negocio. En ella se reúne toda la información de producto que hará que todos tus procesos de comunicación internos y externos, ventas y distribución sean un éxito… o un fracaso.

Crear una base de datos para tienda online optimizada debería ser asignatura obligatoria, pero te ayudamos en esta fase revisando qué software te facilita la tarea de elaborar, mantener y enriquecer tu base de datos de producto.

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Access

Menos conocido que su hermano que veremos a continuación, Microsoft Access es un programa de gestión de bases de datos que forma parte de Microsoft Office.

Es un software muy interesante para empresas que tengan una estructura más compleja, ya que permite trabajar con bases de datos relacionadas y crear aplicaciones empresariales.

En definitiva, mientras que otras hojas de cálculo parecen orientadas a matemáticos o a ser multifunción, Access es una herramienta pensada para negocios y te permitirá organizar tu base de datos de forma 100% profesional, organizada y segura. El único inconveniente es que necesitarás bastante conocimiento técnico para poder exprimirle todo su jugo y no perderte entre tutoriales y tablas. 

 

Cómo crear base de datos de tienda

 

Excel

Sin lugar a dudas fue el primer rey de las bases de datos. Las hojas de cálculo en Excel hicieron más fácil la vida de muchas empresas que podían pasar del papel al medio digital.

En lugar de acumular miles de hojas y fichas en archivadores, Excel permite crear tablas gigantescas sin ocupar apenas espacio, con libertad para organizar columnas, filas y campos, desde tablas sencillas hasta las plantillas más complejas. Al igual que sucede en Microsoft Access, es necesario cierto dominio experto de Excel para que el sistema de base de datos sea eficiente y no termines perdiendo datos y tablas difíciles de localizar en servidores y carpetas.

 

Cómo crear base de datos para tienda Excel

 

Pero los tiempos evolucionan, y también el método más eficaz para crear base de datos para tienda online.

Veamos cuál es.

PIM

Las hojas de cálculo están muy bien. Pero ¿qué sucede cuando pierdes una, se duplica otra por error o necesitas adaptarla para cumplir las normas de datos de producto de un marketplace como Amazon?

Después de Excel, llega la era de la automatización en la nube, gracias al software PIM (Product Information Management) como Sales Layer.

Un PIM es una base de datos centralizada donde puedes:

  • Importar todos tus documentos y archivos (como Excel y CSV)
  • Editar y gestionar fichas de producto de forma más intuitiva
  • Coordinar miles de campos y tablas
  • Decidir en un clic qué quieres hacer público, compartir, exportar o conectar a otros sistemas de software, como diseño de catálogos.

 

Cómo crear base de datos de tienda con PIM Sales Layer

 

Ejemplo de una base de datos de una tienda online

Te mostramos un ejemplo básico de esquema de base de datos para tienda virtual realizado en una hoja de cálculo:

 

storediagram



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Diseño de una base de datos para tienda virtual: elementos clave

Antes de abrir el Office, tienes que analizar cómo es tu catálogo de productos, de qué forma quieres organizar tu información de producto y dónde vas a utilizar tu base de datos.

Si el objetivo es una base de datos para tienda virtual, tendrás que pensar desde el comienzo en un sistema accesible y fácil de editar, actualizar y exportar.

En cualquier caso, te detallamos cuáles son los 3 tipos fundamentales de bases de datos de productos:

  • Base de datos relacional: Una base de datos relacional es un conjunto de hojas de cálculo donde los datos se relacionan entre sí. Por ejemplo, los datos de tu base de datos de clientes se relacionan con datos de tu base de datos de pedidos. La actualización de algún dato implica que se actualizará automáticamente en otras tablas.
  • Base de datos no relacional o de clave-valor: Se basa en un directorio que agrupa datos (valores) en una serie de tipos de carpetas (claves), como “productos”, “pedidos” y “clientes”.
  • Base de datos en la nube: Organiza y almacena tu base de datos de forma centralizada, con acceso universal desde cualquier dispositivo y usuario con permiso, y con la garantía de copias de seguridad, como el PIM de Sales Layer. Además, al PIM puedes importar tus otras bases de datos ya creadas, y exportar los datos vía API o mediante conectores a los canales que quieras.

Por tanto, tus elementos clave a la hora de crear una base de datos de producto serán:

  • Los datos de producto
  • La lógica que sigue vuestra estructura de catálogo (en función de categorías, subcategorías, familias, variantes…)
  • Los materiales relacionados (recursos audiovisuales, virtuales, de texto, enlaces…)
  • Los datos vinculados a la información de producto (inventario, pedidos, clientes…) 
  • El software de edición y gestión
  • Los conectores para tienda online

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Crear base de datos para tienda online paso a paso

Diseña tu base de datos

Sin entrar en ningún programa definitivo, mejor sobre papel, pizarra o iPad, toma nota de cuáles son tus grandes bloques de información y qué tablas necesitarás para organizarlos.

Después, haz un esbozo de cómo será cada tabla: qué columnas debe incluir, si necesitarán relacionarse con otras tablas, cuáles serán sus nombres definitivos…

Trata cada tabla de datos por separado

  • Tablas de productos: Tu principal fuente de trabajo, con toda la información organizada y relativa a cada producto, desde nombre, descripción, metadatos, variantes y datos técnicos adaptados a cada industria, hasta materiales relacionados.
  • Tabla de clientes: Aquí se incluirán todos los datos personales de tus compradores (siempre que obtengas su permiso expreso de almacenarlos), como dirección de envío, teléfono, email, cuenta de pago, etc.
  • Tabla de pedidos: Incluirá información sobre cada pedido, como cliente, fecha de pedido y de entrega, plazo de entrega, etc.
  • Tabla de pedidos individuales: Mientras que en la anterior se recoge información de un pedido en conjunto, en esta tabla se recogerán datos de cada producto (ya que en un mismo pedido se pueden adquirir varios productos distintos), como cantidad, precio unitario, variante, descuento…

En función de tus necesidades de empresa, también puedes crear tablas para proveedores, distribuidores, empresas de envío o paquetería, inventario, pagos, feedback de atención al cliente…

Te puede interesar: Guía para automatizar catálogos con un PIM

Define tu estructura de base de datos

Tendrás que organizar tu catálogo en función de:

  • Familias y subfamilias
  • Categorías y subcategorías
  • Atributos de producto: Es lo que distingue a cada producto en tu base de datos y permite localizarlo en tiendas online. Aparte de su nombre y precio, tendrá que incluir los atributos específicos (color, tamaño, peso, potencia, etc).
  • Variantes: Cuando un mismo producto está disponible en distintas variantes de tamaño, color, material, composición, etc.

Almacena y organiza la base de datos en un sistema eficiente

Si decides mantenerte con unas cuantas hojas de cálculo, planifica un sistema seguro para localizarlas fácilmente y disponer de múltiples copias de seguridad.

Si optas por un software de automatización que agiliza tu edición y gestión de la base de datos, como un PIM, podrás importar tu base de datos en poco tiempo y disponer de ella siempre en la nube, lista para trabajar y conectar a las plataformas que quieras.

Te puede interesar: ¿Por qué es tan importante normalizar una base de datos?

Centralizar y distribuir información

Organizar tu información de producto en una base de datos centralizada es la forma más eficaz de ganar eficacia y agilidad en el lanzamiento y mantenimiento de una tienda online.

Así lo consigue el PIM de Sales Layer:

  1. Importa tus bases de datos en Excel o CSV al PIM, o conéctalo a tu ERP de empresa.
  2. Revisa la información, detecta omisiones y enriquece los datos gracias al análisis de calidad de Sales Layer.
  3. El PIM sincroniza información de tus bases de datos con otros programas de tu empresa, como CRM o gestión de inventario.
  4. Conecta tu base de datos a otras plataformas: marketplaces, plataforma de e-commerce, editores de catálogos, app móvil…
  5. Automatiza la actualización en tiempo real en cualquier canal de los datos modificados en el PIM.
  6. Exporta tus bases de datos en formato archivo Excel o CSV cuando lo necesites.
  7. Consigue un control de cambios total, permisos de edición, historial de versiones antiguas y copias de seguridad de tu base de datos.

Conclusión

Te invitamos a probar desde ya el sistema de bases de datos del futuro: prueba una demo gratuita de 30 días del PIM de Sales Layer y transforma tus hojas de cálculo en el método más rápido y completo tanto para expertos de código como para principiantes del e-commerce.

 

PIM para principiantes



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