¿Qué es la codificación de un producto?
La codificación de productos consiste en asociar un código formado por dígitos, letras o ambos a cada producto, de forma diferenciada y personalizada.
Estos códigos se utilizan tanto para identificar productos a nivel internacional como para localizar productos de catálogo y almacén fácilmente y marcar en ellos características del propio producto (como variante, categoría, grupo de productos…).
Asociar un código a cada producto suele realizarse de manera automatizada mediante sistemas preparados para ello. Realizarlo a mano supondría tanto errores de repeticiones y lógica de codificación como mucho tiempo invertido en crear cada código uno a uno. En especial cuando hablamos de catálogos y almacenes que pueden contener miles de productos distintos.
Por qué es importante tener un sistema de codificación de productos
Sabiendo para qué sirve un código de producto, es obvia su utilidad para cualquier participante de una cadena de suministro, ya sea fabricante, distribuidor, minorista o marca con un modelo de venta directa.
La codificación de productos permite llevar a cabo un seguimiento y mantenimiento diario del inventario y catálogo de una empresa o tienda, tanto offline como online.
Son piezas informativas clave tanto para conocer qué productos hay disponibles en la oferta del catálogo como para rastrear sus niveles de stock en almacenes y canales de venta. Sin estos códigos, sería mucho más habitual perder el rastro de los productos.
Además, un sistema de codificación de productos también sirve como base de análisis del rendimiento del inventario, ya que mediante códigos es más sencillo comprobar qué productos se venden más y menos, cuánto stock acumulado hay en las estanterías y cuál es su antigüedad.
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En tiendas online también tienen su utilidad, ya que igualmente necesitarás identificar los productos en tu propio inventario o a la hora de solicitarlos a un distribuidor o marca, sin errores y asegurando pedidos correctos.
Otro tema es si es necesario incluir el código del producto en la ficha técnica de tu tienda online. Cuanto más contenido tenga una página de producto, mejor será tanto para buscadores online como Google como para tus clientes. Es posible que algunos de ellos necesiten ese código o les venga bien conocerlo como referencia, sobre todo en sectores más profesionales o industriales.
Los beneficios de codificar productos para tienda online y almacén
- Ofrecen un sistema de organización simple: Identificar cada producto mediante un código incrementa su trazabilidad a través de sistemas y apps, e intercambiar información entre personas y departamentos.
- Ahorran tiempo de gestión: Es mucho más rápido generar códigos automáticos para cada producto. Gracias a ellos los departamentos de atención al cliente y logística también pueden localizarlos más ágilmente, y añadir nuevos productos y remesas en menos tiempo, sin tediosos registros manuales.
- Apoyan la optimización del inventario: Al permitir un análisis más preciso de cuántos productos tienes y cuáles han sido sus movimientos en tiempo real, es más sencillo determinar qué se vende mejor y permite tomar decisiones de negocio más acertadas.
- Facilitan inteligencia de negocio: Como hemos comentado, la codificación de los productos ofrece mayor control sobre cuántos productos tienes en catálogo, almacenes y distintos canales, y cuál es su rendimiento en cada uno de ellos y de cara a la entrada de beneficios para tu empresa.
- Reducen el riesgo de errores logísticos: Los códigos hacen que las identificaciones de producto sean más precisas y, por tanto, que no se produzcan extravíos en almacén, ni equívocos al enviar pedidos a los clientes de una tienda online, o al generar peticiones de renovación de stock a tus mayoristas, distribuidores o fabricantes.
Cómo implantar tu sistema de codificación de productos
Hay algunos códigos de valor universal que utilizan todos los fabricantes, pero en realidad el sistema de codificación de productos depende del tipo de producto y también puedes generar tus propios códigos personalizados.
En todos los casos, un código de producto debe responder a unas necesidades básicas:
- Ser único para cada producto.
- Ser fácil de escribir y compartir (mediante una lógica que deben respetar todos los códigos, ya sea en un sistema internacional o interno de tu empresa).
- Asociar al producto rasgos identificadores (como categoría o variante).
- Incluir un código de control.
Para generarlos existen sistemas que crean automáticamente códigos para cada producto y nuevo añadido que llegue a tu catálogo, como un ERP o un SGA.
A la hora de gestionarlos, al igual que el resto de la información del producto lo más acertado es emplear un sistema de gestión PIM en la nube. Esta plataforma permite reunir todos los datos de tus productos, incluidos los códigos de identificación, y poder localizarlos, compartirlos y editarlos en tiempo real, desde cualquier dispositivo y lugar.
Un sistema PIM permite tener bajo control todos tus productos, sus códigos de identificación y en qué canales están, incluidas tiendas online y puntos de venta físicos.
Tipos de codificación de producto para catálogos y tiendas
Como ya hemos indicado, hay varios tipos de código para productos que pueden incluir distintos elementos:
- Codificación numérica: códigos que sólo incluyen números.
- Codificación alfabética: códigos que sólo incluyen letras del alfabeto latino.
- Codificación alfanumérica: códigos que combinan números, letras y signos.
Ahora bien, dentro de esas tres categorías hay ejemplos de códigos comunes que reconocerás de inmediato.
Uno de ellos es el código de barras o EAN / EAN13. Está formado por trece dígitos numéricos que permiten identificar en cada producto su país de procedencia, el fabricante, el código de producto y el número de control. También se le conoce como GTIN o GTIN13 (Global Trade Identifier).
Es un identificador obligatorio y, aparte, útil para identificar mediante un lector láser la mercancía en almacenes y tiendas físicas. En una tienda online también es necesario si cuentas con tu propio almacén y debes llevar registro de la mercancía que entra y sale de él.
Otro sistema de codificación similar de moda actualmente son los códigos QR, que pueden ser útiles para emplear en recursos virtuales, como publicaciones en redes sociales, emails o catálogos digitales, y llevar a tus clientes a la página de un producto concreto de tu tienda online.
Los tags RFID también se emplean cada vez más para identificar productos, pero son útiles en almacenes y tiendas físicas, al tratarse de pegatinas que se adhieren a cada producto.
Otros dos tipos de codificación de producto habituales para una tienda online son:
- El código UPC: otro identificador universal, que consta de 12 caracteres numéricos, y representa a un producto en cualquier lugar del mundo.
- El código SKU: es un identificador alfanumérico que genera una tienda de forma personalizada para sus productos y realizar seguimientos internos. En España también lo conocemos como Referencia de Almacén.
En definitiva, según en qué países o regiones vendas tus productos necesitarás utilizar distintos tipos de códigos para cumplir con la normativa vigente. Y algunos de estos identificadores son obligatorios (como el EAN o UPC), mientras que otros codificadores de productos puedes crearlos según tu propia lógica interna, para hacer el control de productos dentro de tu empresa (como el SKU).
Si te parece complicado gestionar tantos tipos de codificación de productos, y más si cuentas con miles de ellos… sí, lo es.
Para evitar errores al localizar productos y mantener actualizado en tiempo real el inventario en todos los canales, cuenta con un sistema PIM que centraliza toda esta información. Pruébalo gratis con Sales Layer: tenemos distintos packs disponibles según tu volumen de productos y SKUs.
