Que cada día más empresas decidan ampliar sus canales de venta y sumarse al mundo de la venta online no es nada nuevo. Sin embargo, no todas están informadas desde el primer momento acerca de la conveniencia de contar con un sistema de ERP o Enterprise Resource Planning para lanzar una estrategia de e-commerce eficaz.
Contar con un ERP es sinónimo de ahorro de tiempo y costes, lo que permite a la organización aumentar su productividad y beneficios. No obstante, debes saber que el proceso de implementación de este tipo de software requiere importantes esfuerzos económicos, los cuales terminarán siendo compensados por las grandes ventajas que ofrece un sistema ERP, entre ellas disponer de información actualizada en tiempo real, a la que cualquier empleado o personal autorizado puede acceder desde donde desee.
→ Por si ya lo tienes claro: Tips para tu manejo de ERP y gestión de productos
Razones para integrar un ERP en e-commerce
El principal motivo para la integración de un ERP y tu CMS, o plataforma que emplees para la venta online, es la necesidad de hacer circular información lista y actualizada en tiempo real entre ambos sistemas.
Alojando la información en el ERP, consigues que cualquier usuario de la compañía con el permiso correspondiente pueda consultar disponibilidad de artículos o stock, precios, ofertas, catálogos e información de producto esencial para la coordinación de distintos departamentos y la atención al cliente. Las tareas de gestión de inventarios también serán mucho más ágiles, al reducirse el número de errores en la actualización de stocks de todos los canales de venta.
Además, será la forma perfecta de tener bajo control el historial de ventas, pues puedes complementar las funciones del ERP con herramientas de análisis que elaboran informes de actividad y resultados.
Hasta hace no mucho tiempo, algunas compañías confiaban en abordar estas tareas de forma manual, pero tanto en el panorama e-commerce contemporáneo (y de futuro) como para cualquier compañía que prevea un aumento en su volumen de ventas, es ya ineludible la necesidad de automatizar ese trabajo e integrar un ERP.
Aspectos clave a la hora de integrar un ERP en e-commerce
Retomando la importancia de integrar un ERP para retail, estos son los aspectos básicos que debes tener en cuenta para conseguir una integración exitosa:
Intercambio o transporte de datos
Habitualmente, tanto el ERP como la plataforma de venta online se encuentran en distintos servidores. Para poder conectarlos y que se intercambien la información es necesario un FTP o Web Service. El primero envía los archivos a través del antiguo y reconocido protocolo FTP, muy útil aunque posee inconvenientes como la no confirmación del mensaje procesado. Los datos deben estar en formato CSV (texto) o XML.
En cambio, el sistema Web Service envía un mensaje en tiempo real en el momento que se produce el intercambio de datos entre ambos, haciendo uso del protocolo HTTP o HTTPS, y los datos suelen tener formato XML o JSON. Este tipo de sistema es más costoso que el anterior. No obstante, es la opción favorita entre los programadores.
→ Descubre: Consejos para la integración de un ERP con PrestaShop y Magento
Frecuencia y tipo de actualización
Existen diversas formas de recibir los datos:
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Batch o por grupos: Se recoge información a horas programadas y se realizan envíos en función de intervalos de tiempo fijados.
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Envíos de alta frecuencia: Se trata una extensión del sistema Batch, pero con mucha más reiteración; es decir, el tiempo que transcurre entre la acción y el envío del mensaje es mucho menor.
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En tiempo real: Enviar los datos en el mismo instante que sucede favorecerá mucho la experiencia de usuario, aunque es más costoso que los anteriores.
En cuanto a la frecuencia, otro aspecto importante es el tipo de actualización de información que quieres:
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Total o completa: Los datos se envían de forma masiva, o bien se realiza el envío una sola vez, o para recopilar en un solo envío los distintos envíos fragmentados del día.
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Parcial: Sólo se intercambia la información que ha variado desde el envío realizado por última vez.
Gestión de incidencias
Es muy importante que puedas tener una visión en tiempo real de lo que sucede en el sistema: mensajes enviados y fallidos, posibles incidencias y estado actual de funcionamiento.
En el momento en que ocurra algún fallo, el sistema debe facilitar la posibilidad de corrección inmediata, además de ofrecer un servicio de atención en caso de que el equipo técnico no pueda resolver los imprevistos.
Aunque ya tengas más claro qué debes valorar a la hora de integrar un ERP en tu estrategia de e-commerce, existen otras herramientas digitales cuyo proceso de implementación es menos costoso y más flexible y sencillo, adaptado a las necesidades de cada negocio. Por ejemplo, muchas empresas continúan confundiendo las funciones de un ERP con las responsabilidades de un PIM o Product Information Manager, cuando la realidad es que son sistemas complementarios, y que elegir uno u otro depende del tamaño de cada compañía.
→ Descubre las diferencias: PIM vs. ERP
Si te animas a descubrir nuevos métodos y herramientas para gestionar la información de producto en tu empresa, descubre en este caso de éxito de Pastorfrigor, una compañía líder en fabricación y venta de vitrinas refrigeradas, cómo un PIM consiguió transformar su gestión de contenidos de catálogo.
