Tomar la decisión de elegir el software de ERP (Enterprise Resource Planning) en una empresa puede ser igual de abrumador que mantenerlo actualizado y a todo vapor día tras día.

Para que el manejo y gestión de tu ERP no sea una pesadilla constante después de superar la dura prueba de elegir e implementar el software correcto, ten en cuenta una serie de consideraciones que harán el trabajo con ERP más sencillo en empresas de gestión de productos y e-commerce.

Analiza qué quieres automatizar

Un ERP se va a ofrecer como el sistema definitivo que absorberá todos los procesos de gestión y almacenamiento de información y contenido de producto en un único lugar. Pero, ¿qué sucede cuando un sistema ‘traga’ todo ese volumen de procesos como una aspiradora?

El riesgo de que el funnel de trabajo se bloquee es elevado si la estrategia consiste únicamente en volcar todo al ERP sin orden ni concierto. La empresa debe evaluar en primer lugar qué quiere conectar al ERP, en qué sentido (unidireccional o bidireccional con otros sistemas ya implantados o que puedan agregarse en el futuro), y qué modo de trabajo supondrá un auténtico ahorro de tiempo y mayor productividad para la compañía.

Integrar un ERP y productos en cualquier empresa debe verse como una oportunidad excelente para analizar el estado actual de sus métodos de trabajo. Identificar qué procesos son correctos, cuáles deben rediseñarse o formularse de otra forma, o de cuáles prescindir, es un gran paso colateral para la implantación exitosa del ERP.

En caso contrario, cualquier cosa que estuviese mal en la empresa será absorbida por el ERP y la desorganización continuará adelante, sólo que con un sistema tecnológico mucho más potente… y desaprovechado.

Compara sistemas en la nube y on premise

El mercado está repleto de ambas alternativas, y los pros y contras de ambas dependen de las necesidades reales de la empresa. Un sistema on premise suele asociarse a servicios de mayor categoría para compañías de gran volumen de referencias y facturación, aunque el proceso de instalación y manejo de ERP es mucho más complejo y requiere más recursos.

Un sistema ERP en la nube permite un acceso global desde cualquier localización y dispositivo, lo que suele ser muy útil para empresas dedicadas a la venta o distribución de productos, con múltiples sedes y departamentos implicados en la gestión ERP de productos, catálogos y sus diferentes versiones por mercado.

→ Lee más: ¿Cuál es el mejor ERP para e-commerce?

Elige software compatible

Tener un ERP no significa nada sin otros sistemas conectados a él que agilicen todo el trabajo con contenido de producto.

Es importante considerar sistemas de ERP que estén enfocados a la industria del retail, e-commerce o gestión de productos, pero también software complementario que, aparte de especializado en esos sectores, también ofrezca facilidades de integración con cualquier ERP.

En este sentido, un PIM o Product Information Manager será una de las piezas clave más habituales en la estrategia de gestión de productos, ya que será el sistema que, conectado al ERP, recoja todo el contenido de catálogo para organizarlo, enriquecerlo y mantenerlo actualizado en tiempo real a la hora de ser enviado a todos los canales, departamentos y participantes que desee la empresa.

Un PIM como Sales Layer es muy fácil de integrar con un ERP y productos que ya dispongas o quieras instalar en la compañía. Además, al ser un sistema SaaS, la implementación es lo más sencilla posible, ideal para empresas que quieran ahorrar largos y costosos procesos de integración y entrenamiento que sumarían muchas más horas a conocer a fondo tu ERP.

Evalúa y elige el mejor software de gestión ERP y PIM en función de su historial de clientes satisfechos, el nivel de personalización que ofrece, la flexibilidad y escalabilidad, y el cuidado de una integración simple y asistida, con un buen soporte de atención al cliente.

→ Te lo aclaramos: ¿En qué se diferencian un ERP y un PIM?

Haz partícipe al equipo

Uno de los mayores errores al implementar cualquier tipo de proceso nuevo en una empresa, y más con uno tan complejo como el ERP, es dejar las decisiones y las sesiones formativas en manos de los altos ejecutivos.

Evidentemente, los empleados no van a tomar las decisiones de inversión, pero es importante mantener a todo el equipo informado y actualizado desde el primer momento. En especial hay que involucrar a todos los miembros y departamentos que vayan a trabajar de forma diaria con el ERP y los sistemas de gestión de productos, desde IT hasta finanzas, manufactura y almacén.

De este modo, no sólo el equipo se sentirá más integrado en el proceso, sino que más información supone mayor implicación y entusiasmo. Además, servirá para anticipar dudas y problemas que, sin haber sido consultadas previamente, surgirán a menudo en el día a día, retrasando el momento de un lanzamiento definitivo. 

Encuentra el soporte técnico ideal

Algunas empresas se contentan con su propio equipo de especialistas IT en ERP, en especial si cuentan con el presupuesto necesario para mantenerlo. Otras no ven tan conveniente contratar a personal específico interno, y prefieren externalizar la tarea.

Esta responsabilidad de apoyo para el manejo de ERP puede dejarse tanto en manos del propio proveedor del software ERP como en un tercer servicio o partner.

De nuevo, no hay una única opción correcta. Deben considerarse las variables de los recursos con que cuenta la empresa, la complejidad de los procesos que va a aplicar en su gestión ERP, sus perspectivas de ritmo de crecimiento, y el modo de trabajo que sea más efectivo en su caso.

Los proveedores de ERP suelen ofrecer su propio soporte técnico, aunque las cuotas suelen ser elevadas y a veces las opciones son un poco restrictivas en número de horas, disponibilidad del equipo y tipo de apoyo ofrecido. Ante esta situación, contar con un partner externo, especializado en gestión ERP de productos, puede ser la mejor alternativa para empresas, incluso si tienen su propio equipo interno responsable de velar por el ERP.

Un equipo externo con conocimiento específico del proveedor de ERP estará al día sobre actualizaciones y requerimientos, sabrá identificar las mejores integraciones, y ofrecerá apoyo extra en la resolución de problemas técnicos o en la ampliación de funciones.

Que el partner conozca a fondo a la empresa y el tipo de industria al que pertenece es otro plus imprescindible para garantizar algo más que conocimientos técnicos: un compromiso con vuestro proceso y necesidades.

→ Un caso concreto: Cómo integrar tu ERP con PrestaShop

Define el roadmap ERP de antemano

Es valioso conocer qué problemas viene a resolver un ERP, pero también cómo se expandirá en el futuro, según la estrategia de la empresa. La gestión de productos puede volverse más compleja con el tiempo, en función de estrategias multicanal u omnicanal y diversas ampliaciones de mercado, de manera que a la hora de integrar y manejar hay que saber de qué formas es posible crecer.

Definir el roadmap del ERP es clave para que el propio proveedor o partner conozca qué funciones son necesarias en el caso de la empresa y qué opciones de escalabilidad serán viables. Si llega el momento de una mejora o ampliación y la tecnología resulta desfasada para ese propósito, volver a cambiar de software será una decisión mucho más costosa y difícil que poder adaptar un mismo sistema al crecimiento de la empresa.

Además, en ese proceso de ERP hay que tener en cuenta las comunicaciones y workflows de información, tareas y procesos entre departamentos interconectados, para que la cadena de trabajo esté clara y organizada desde el principio.

El mejor plan de integración de un ERP tiene en cuenta y define un plan de mantenimiento desde los inicios, pues un ERP desactualizado puede provocar muchos más errores y fallos de seguridad.

Por último, tómate tu tiempo

La implementación no es un milagro que ocurra de la noche a la mañana, ni siquiera con los sistemas más rápidos y eficaces tipo SaaS. Del mismo modo, el mantenimiento no es una tarea puntual y anual, sino un proceso diario y cauteloso que debe hacerse paso a paso.

Encontrar vías y soluciones más ventajosas, detectar errores y omisiones, lanzar y probar procesos nuevos y seguir analizando es la piedra de toque de cualquier proceso de gestión  y manejo de ERP desde el primer día.

 

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