Mantener el orden y el seguimiento de todas las tareas y personas de la empresa a veces resulta complicado.
Parece que los dispositivos electrónicos han dividido y sumado muchas más actividades al proceso, y que es imposible vigilar cada día qué se está cumpliendo y quién está viendo vídeos de alpacas en YouTube.
Aunque no tenemos nada en contra de las simpáticas alpacas, sí estamos a favor de un método de organización y trabajo en la empresa que se base en alcanzar objetivos antes que en acumular la rutina de un determinado número de horas.
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Con este propósito en mente, reunimos aquí las mejores aplicaciones para organizarse tanto web y móvil, para que las incorpores a tu estrategia de negocio y liberen a tu equipo de perder tiempo en caos y repeticiones. Tiempo que, ahora sí, podría ahorrarse e invertirse en ver vídeos de alpacas.
Las mejores apps para organizarse en la empresa
Evernote
iOS, Android, Mac y Windows - Gratuita (60 MB al mes), 29,99€ (plan anual 1GB), 59,99€ (plan anual 10 GB)
El equivalente digital de tu libreta de toda la vida.
Evernote se ha convertido en el acompañante por defecto de cualquier persona que quiera llevar una organización coherente de sus notas, ya sea estudiante o director de un ecommerce (a lo que también se amolda su rango de precios). El icono del elefante verde aparece en todos los dispositivos porque ya a nadie se le olvida lo importante que es guardar todos los documentos, anotaciones rápidas, borradores, propuestas, listas y bocetos en carpetas claras.
Y, lo mejor, que no ocupan espacio en ningún disco duro. Se sincroniza entre varios dispositivos y permite adjuntar otro tipo de archivos y escribir de forma táctil. Además, ofrecen un paquete Business para negocios a 12€ al mes por usuario.
Dropbox
iOS, Android, Mac y Windows - Gratuita
Otra herramienta que no requiere presentación, dada su facilidad de uso y la versatilidad que ofrece en modo gratuito para almacenar y compartir archivos y carpetas. Si tu negocio comienza a manejar volúmenes mayores, será imprescindible un plan de pago, que ofrece espacio generoso.
Como complemento, recurre a Google Drive para documentos de texto, en especial si se elaboran entre varias personas al mismo tiempo y se desean realizar cambios o comentarios, con un historial de seguimiento.
Mailchimp
iOS, Android, Mac y Windows - Gratuita
Otro nombre imprescindible, en este caso para la creación y gestión de tus correos electrónicos y comunicaciones de empresa. Incluye plantillas para crear desde cero tus correos si no quieres complicarte en el diseño, y ahora se suma la posibilidad de organizar campañas de Facebook Ads. Organiza newsletters, e-mails periódicos y recordatorios, con diferentes tipos de personalización y variables demográficas y geográficas, pudiendo manejar grandes volúmenes de destinatarios, medir el crecimiento de tu audiencia y realizar un seguimiento eficaz de tus campañas con sus informes estadísticos.
Si tienes un eCommerce, Mailchimp ofrece la opción de conectar tu tienda para medir los beneficios y el impacto de tus estrategias de marketing, y enviar recordatorios a clientes en caso de carritos de compra abandonados. Puedes acceder a los diseños básicos gratuitamente. Si quieres un poco más de apoyo y funciones hay una cuota de 10$ mensuales para pequeños negocios y 199$ para grandes empresas.
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Accompany
iOS - Gratuita
Pasamos a un nivel más específico: la necesidad de que tu negocio no sólo ofrezca un flujo de producción impecable y constante, sino que también lo reciba para mantenerse al día de las novedades. ¿Imaginas tener tu propio Secretario de Prensa?
Accompany cumple con esa función, rastreando el calendario de eventos y tareas de todo el equipo y elaborando briefings particulares para cada miembro, con noticias, actualizaciones de redes sociales e información destacada. También resume perfiles básicos sobre personas de una reunión, ofrece informes de actividad y resultados sobre otras empresas, y automatiza notificaciones.
Nimble
iOS y Android - Gratuita
Nimble ofrece un servicio similar, enfocado a actividad en la administración de ventas y relación con clientes. Recoge información de la relación con tus contactos a través de diversos canales, mostrando elementos en común, reúne las menciones que se hacen sobre ti en redes sociales, rastrea leads, sugiere oportunidades de negocio y personaliza tus acciones en social sales a través de cualquier herramienta que uses (Hootsuite, Mailchimp...).
Tras una prueba gratuita de 14 días, la cuota es de 25$ mensuales.
Trello
iOS, Android, Mac y Windows - Gratuita, Business Class 9,99$/mes, Enterprise 20$/mes
Porque el siguiente paso es tenerlo todo en orden entre los propios miembros de equipo. Más allá de plataformas de chat pensadas para empresas, como Slack, es imprescindible mantener una hoja de responsabilidades y objetivos uniformes, donde cada uno sepa qué debe hacer y de qué se encargan los demás.
Trello permite dividir en pestañas los primeros esbozos, las ideas en marcha, las listas de pendientes, las tareas en fase de creación y las ya completadas. Un historial recoge qué hace, añade, elimina o completa cada miembro del equipo, y permite adjuntar archivos de otras plataformas.
Otras apps para organizarse similares son DropTask (iOS, Android, Mac, Windows), con un diseño más visual de burbujas, y Basecamp (iOS, Android, Mac, Windows), que centraliza en un solo lugar el trabajo interno de equipo, el trabajo con clientes y los proyectos de marketing.
Notion
Mac y Windows - Gratuita, Pro 8$/mes
Reúne en un solo lugar a las ramas del equipo que normalmente están desconectadas entre sí o apenas se entienden: diseñadores, programadores y escritores pueden compartir con Notion múltiples archivos (documentos de texto, vídeos, imágenes, códigos...), publicaciones en plataformas de blog y listas de tareas divididas por miembro de equipo.
El diseño es claro e intuitivo, y permite conectarse a otras aplicaciones y servicios, entre ellos Trello y Basecamp.
Únicamente le falta una opción de conversaciones entre miembros del equipo, que tendrías que completar con otra plataforma como Slack. En cualquier caso, es una buena alternativa como centro digital de comunicaciones, y permite trabajar en modo offline.
Google Calendar
iOS, Android y Windows - Gratuita
Una de las apps para organizarse que no debería ser nombrada, dado que además viene incluida por defecto en todos los dispositivos actuales. Mantener un calendario nítido en segundo plano es tan imprescindible para la empresa de hoy en día como comprar un taco de calendario en papel hace unas décadas. La clave se encuentra en poder compartir los recordatorios con otras personas y en establecer notificaciones periódicas sobre distintas tareas, por lo que es muy valioso que nuestro calendario sea flexible y se coordine con todas las demás aplicaciones.
La herramienta de Google es universal y versátil, pero existen alternativas: Fantastical 2 (Mac, 49,99$) nació como calendario exclusivo para Mac y permite ver en una sola vista el diseño mensual y la vista diaria de tareas. Timepage (iOS, 4,99$) es la opción de Moleskine (la famosa marca de papelería) para quienes quieran pagar por un diseño más elegante.
Todoist
iOS y Android - Gratuita, Premium 28,99€/año
Dentro del gran retrato de negocio, no hay que olvidar que el diablo se halla en los detalles. Mantener listas de tareas y obligaciones más pequeñas puede resolver muchos quebraderos de cabeza para que nadie pase por alto el diminuto recordatorio del que después depende todo.
Todoist posee un diseño más atractivo que los típicos bullet points, y permite reorganizar mediante colores y subgrupos la prioridad de las tareas y adjudicarles fechas tope de cumplimiento.
Mindnode
iOS, 10,99€
Los mapas mentales se han puesto de moda para recoger ideas abstractas de diversas personas y conectarlas, antes de darles la forma de proyecto definitivo. Lo que antes necesitaba una pizarra blanca y muchos borrados, ahora puede digitalizarse con aplicaciones como Mindnode o Simplemind (iOS y Android, gratuita), que permiten aunar textos, imágenes, flechas y símbolos para un recorrido rápido en reuniones y brainstormings.
Mindnode facilita enviar estos mapas en formato PDF, PNG o texto a Dropbox para disponer de ellos siempre y evitar la caducidad que suelen tener este tipo de discusiones y encuentros.
RescueTime
Mac, Windows y Android - Gratuita, Premium 9$/mes o 72$/año
Ahora que tu equipo está plenamente plenamente ordenado con estas apps para organizarse, queda pendiente la medición más delicada de todas: la productividad.
Al margen del debate psicológico que genera esa palabra, una aplicación como RescueTime sirve de Pepito Grillo o conciencia de negocio, ya que realiza un seguimiento de las horas dedicadas a cada programa en uno o varios dispositivos. Cada día resume la actividad del anterior, mostrando en una gráfica cuántos minutos se han invertido en verdaderas tareas de trabajo y cuántos en circular por distracciones, y cada semana destaca los tramos más productivos.
Sin embargo, mediante pago también permite la opción de bloquear aplicaciones, programas y páginas web durante el tiempo que determines, con opción de que el bloqueo sea inquebrantable o pueda interrumpirse por alguna emergencia.
Otra alternativa es Pomodoro (iOS y Mac, 1,99$), que establece bloqueos de 25 minutos, y el servicio alemán Timr.
Forest
iOS y Android - 2,29€
En la misma línea que RescueTime, Forest bloquea por completo el teléfono móvil. Desde el momento en que comienza un ciclo de Forest, un árbol digital comienza a crecer en la pantalla del usuario, de manera que interrumpirlo y reactivar el móvil supone que el arbolito muera.
Sabemos que a muchos fieros empleados y jefes de oficina un árbol digital, o incluso uno real, les preocupa bien poco frente a sus importantes responsabilidades; pero Forest es un buen entrenamiento para resistir la tentación y centrarse en tareas que no tengan ninguna vinculación con el teléfono.
Freckle
iOS, Mac y Chrome - Gratuita,
Si estás más interesado en el seguimiento de la actividad que en las restricciones, una aplicación como Freckle se convierte en tu revisor de equipo. Analiza de manera automática el tiempo disponible en tu equipo, de qué forma se está invirtiendo y qué tareas son viables de introducirse en vuestro calendario. Además, extiende el seguimiento del tiempo y del trabajo realizado por cada miembro del equipo al estudio de tus presupuestos.
Sólo ofrecen un periodo de prueba gratuito de 14 días, después del cual puedes tener un plan mensual de 19$ mensuales para un usuario, 49$ por usuario para equipos pequeños a partir de 5 personas, 199$ mensuales para equipos a partir de 25 miembros y 499$ mensuales para un acceso a todas las prestaciones de forma ilimitada.
IFTTT
iOS y Android - Gratuita
Una de las mayores pérdidas de tiempo en la rutina digital no son las alpacas y otros animales adorables, sino el salto entre pestañas, programas y aplicaciones. Normalmente estos procesos se automatizan para el usuario hasta el punto de ejercitarlos sin pensar, pero el ideal es que ni siquiera tuviera que realizarlos. Por eso IFTTT resuelve la conexiones típicas entre más de 300 programas, permitiendo vincular una acción a otra.
Las combinaciones son libres: se puede ordenar a IFTTT que cada vez que se guarde una imagen, ésta se suba a Dropbox, que los objetivos conseguidos en una aplicación se publiquen en otra de inmediato, que se enciendan las luces de tu Hue en la oficina según las predicciones de amanecer y atardecer...
Persado Go
Mac y Windows
¿Nervioso por haber metido la pata en algún punto de un correo electrónico importante?
Persado pretende resolver la subjetividad de estas dudas ofreciendo un servicio que mide la precisión de las palabras, imágenes y textos empleados en un mail o Facebook. Ofrecen planes de análisis de anuncios para retailers y ecommerce, mediante lo que ellos llaman contenido cognitivo, basado en datos y en la necesidad de cultivar una conexión emocional con los clientes.
Próximamente extenderán su servicio a contenidos de Twitter e Instagram.
Filtr
iOS - Gratuita
El agobio de todos los lunes: ¿a qué correos dar prioridad en una abarrotada bandeja de entrada?
El resultado suele ser entrar en pánico y cerrar la ventana para más tarde. Sin embargo, para evitar que sigan acumulándose avisos, Filtr realiza por ti un orden prioritario de los mensajes según la relevancia de tus contactos, marcándote qué correos necesitan más urgencia y cuáles pueden quedarse a la cola.
Además, puedes programar correos según el remitente, por ejemplo aparcando todas las notificaciones de facturas para finales de mes.
RealTime
Según la compañía que ha desarrollado esta aplicación, el 70% de los usuarios prefiere el correo electrónico como medio para recibir noticias de un negocio. No dudamos de la importancia de esa cifra; pero entonces, ¿por qué tantos emails de marketing fracasan?
En parte por envíos masivos y despersonalizados que pasan por alto elementos de diseño atractivo (slides de imágenes, vídeos, cupones 'escondidos'...), y variables estudiadas por RealTime, como la geolocalización, el tiempo y temperatura local o el dispositivo en el que el usuario abre el mail. ¿Puedes escoger que tu email con una oferta de ropa de abrigo llegue al cliente en el momento en que hay pronóstico de nieve? Garantizado, aunque luego no caiga ni un copo.
Swrve
Si tu negocio ofrece una aplicación móvil, para un seguimiento específico de su funcionamiento Swrve piensa ya en una generación de usuarios tecnológicos nativos y permite automatizar campañas y realizar un seguimiento real de las interacciones de los receptores.
Diseña mensajes automáticos, emails, SMS, chats con clientes en tu propia aplicación, pop-ups para encuestas y evaluaciones de tu servicio, recordatorios, ofertas especiales y peticiones de permisos. Además permite personalizar tus acciones a partir de datos de perfil y demografía de los usuarios, y ofrece un seguimiento en tiempo real de la interacción de los usuarios en tu aplicación móvil.
LastPass
Android y Windows - Gratuita, Premium 1$/mes
Si utilizas iOS y Mac, puede que estés familiarizado con la función llavero que permite almacenar contraseñas de cualquier aplicación o website, y generar automáticamente contraseñas nuevas y seguras.
Si no te gusta esta opción o utilizas otros sistemas operativos, LastPass ejerce la misma función: recuerda por ti tus contraseñas, controladas mediante una única clave maestra (y que es la única que no deberás olvidar). Además, también guarda otro tipo de informaciones y documentos privados, como archivos bancarios y sanitarios, y garantizan un cifrado extremo y seguro.
Xero
iOS y Android - Gratuita
Por último, hay que mantener en orden uno de los miembros del equipo más silenciosos: el flujo de ingresos. Una herramienta de software que te permita un seguimiento eficaz es un buen modo de tener control directo sobre las cuentas de las que normalmente se encarga una gestoría o departamento financiero.
Pero si tu negocio es pequeño, puedes encargarte tú mismo, ya que Xero facilita enviar y pagar facturas, comprobar pagos de terceros, vigilar transacciones bancarias, crear y enviar recibos de compra, realizar seguimiento de tu inventario... y todo con un soporte técnico 24/7. El periodo de prueba gratuito es de 30 días, a partir del cual ofrecen distintos planes de entre 20 y 40 dólares mensuales.
