Contar con un sistema de almacenamiento de información es clave para el funcionamiento diario de cualquier empresa, en especial si se dedica a la venta de productos. La cantidad de datos y assets que llegan a acumularse a lo largo del tiempo (y que crecen a diario) puede convertirse en un verdadero problema si los equipos no utilizan el sistema más adecuado.
Pero, aparte de contar con las plataformas idóneas para almacenar y gestionar información de producto, como un sistema PIM, o assets audiovisuales y de marca, como un sistema DAM, también hay que implementarlos y usarlos de manera óptima.
Te explicamos cómo obtener el máximo provecho de tu sistema de almacenamiento de información y optimizar su uso, para obtener los mejores resultados y fomentar la productividad de tu equipo.
La capacidad organizativa y funcional de una plataforma PIM o DAM (o mejor aún, de un PIM que incluye funcionalidades DAM, como Sales Layer), es enorme.
Ahora bien, empezar a acumular datos y archivos en un sistema de almacenamiento requiere un orden y reglas, y sobre todo aprovechar al máximo las funciones que permiten trabajar mejor con la información.
Estas son las funciones básicas que debería incluir tu sistema de almacenamiento de datos antes de implementarlo, y que puedes emplear para optimizar tus procesos:
Una empresa con catálogo de productos acaba empleando y archivando multitud de archivos de diseño, imagen, vídeo y texto, como JPG, PNG, PDF, MP4, SVG…
Es fundamental que estos recursos estén optimizados y sean fáciles de localizar para actualizar continuamente páginas web, fichas en marketplaces, guías de uso, folletos, manuales, redes sociales, material de marketing…
Un buen sistema de almacenamiento facilita clasificar todos los archivos de forma correcta, y asociarles los metadatos y características adecuadas para trabajar con ellos más rápidamente (como ajustes de dimensiones según el canal de exportación, compresión de archivos, etiquetas…).
Cada día acceden a los datos y archivos cientos de personas. Digitalizarlos en una sola plataforma es la decisión más eficaz para asegurar que todos estén empleando las versiones adecuadas y más actualizadas.
Los workflows en PIM y DAM permiten automatizar los procesos de gestión de información y recursos de la empresa, y asegurar que los cambios y aprobaciones siguen un flujo controlado y sin atascos y retrasos.
Un sistema PIM o DAM permite crear una galería de recursos digitales para localizarlos, editarlos, actualizarlos y vincularlos a productos más rápidamente y sin errores. De este modo, es mucho más fiable emplear cualquier archivo que si se encuentran guardados en carpetas dispersas de muchos sistemas y equipos.
Además, incluyen protocolos de seguridad que garantizan la confidencialidad en el acceso, almacenamiento y descarga de los recursos.
Emplear y optimizar un sistema DAM o PIM repercute positivamente en la imagen de marca de una empresa. Al emplear siempre los recursos adecuados, es más fácil controlar las publicaciones y materiales que se van creando, y asegurar que todos los departamentos respetan la guía de estilo de cara al público, que recibe una imagen uniforme y fácilmente reconocible.
Los plazos para avanzar proyectos y lanzamientos de producto suelen estancarse por confusiones y errores en los recursos necesarios. Un sistema de almacenamiento como PIM o DAM permite hacer un seguimiento de tareas y archivos en uso más ágil, y ahorra tiempo ante situaciones como actualizar información de producto, materiales, imágenes o logos en múltiples canales al mismo tiempo.
En definitiva, las ventajas de emplear un sistema de almacenamiento de información son infinitas para una empresa dedicada a la venta o distribución de productos. Los equipos implicados controlan mejor los recursos necesarios, todos pueden recurrir en una sola plataforma a archivos actualizados en tiempo real desde cualquier parte del mundo, y ahorran tiempo gracias a workflows de trabajo más claros y automatizaciones que evitan tareas manuales y repetitivas.
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