¿Sabías que la media de materiales visuales y creativos acumulados en una empresa es de 164 terabytes? Tal vez vuestra compañía no llegue a un nivel tan masivo, pero puede que ya sea más considerable de lo que crees… y seguirá creciendo.
¿Cuánto tiempo pierdes buscando el logotipo con el tamaño y formato adecuado para incluir en un folleto? ¿Habéis tenido largos debates cuestionando si el color de un fondo es #fb516 o #fb518? ¿Perdéis media mañana intentando dar acceso a los vídeos que necesita revisar un comercial?
Es común que sucedan muchos problemas vinculados a la organización de los media assets de una empresa. Y más aún cuando esos materiales también son de los productos que se fabrican, distribuyen o venden a través de la compañía.
La solución al caos de digital media assets de producto se encuentra en una única palabra: centralización. Una plataforma digital, inteligente y eficaz, que permita guardar, editar y recuperar cualquier material digital de una empresa. Porque un archivo no es sólo un archivo, sino un elemento conectado a decenas de otros elementos, departamentos, colaboradores externos, campañas pasadas y futuras…
Un software de DAM o Digital Asset Management no guarda sólo archivos, sino que almacena información enriquecida y complementaria sobre cada uno: origen, copyright, especificaciones técnicas, palabras clave asociadas… Estos metadatos son fácilmente accesibles, y puede personalizarse sus campos y el sistema de permisos para leerlos o modificarlos.
Una solución de digital asset management en la nube consigue que todos los miembros y departamentos implicados en una empresa dispongan de las mismas versiones actualizadas y uniformes. No más desajustes entre sedes o países que utilizan archivos desfasados, ya que es posible rastrear en tiempo real las actualizaciones y el historial de cada archivo.
En un sistema de almacenamiento simple sólo puedes buscar archivos por nombre, fecha y poco más. Con un DAM la búsqueda se especializa todo lo que desees y te ahorra tiempo: por palabras clave asociadas, categorías y subcategorías, colecciones y todos los filtros que imagines.
El software DAM te asegura que los archivos están protegidos en su centro de almacenamiento y en todos los canales a través de los que se envíen. Prescinde de FTPs y añade encriptaciones de nivel enterprise y funciones como marca de agua en los materiales visuales.
Cuando algo cambia, sabrás por qué y quién lo ha hecho. Un DAM registra a todos los administradores y miembros con acceso de sólo lectura o edición, y medidas de seguridad como autenticación en dos pasos.
Si algún cambio es erróneo o necesitáis volver a una antigua versión, no hay problema. Un sistema para digital media assets guarda no sólo un historial, sino todas las versiones previas de un archivo, que pueden recuperarse en cualquier momento.
Ahorra en toda la tríada clave: costes, recursos y tiempo. Consigue procesos más rápidos, reduce el time-to-market de lanzamiento de productos y mejora la coordinación de los equipos gracias a su portal centralizado, que se adapta a cualquier tamaño de empresa con funciones escalables.
Gracias a la centralización, los recursos visuales empleados en todos tus canales y plataformas serán idénticos y estarán al día. Esto impacta positivamente en la imagen de marca de una empresa, más profesional y armoniosa en todas sus imágenes, logotipos, tipografías…
Un buen sistema DAM no termina en la gestión de archivos visuales, sino que añade analíticas, integración e-commerce, edición de fotos y vídeo, workflows automatizados de edición/creación, conversión de formatos, conexión a almacenamientos en la nube…
Porque si tu empresa gestiona un catálogo de productos, no sólo querrás tener las imágenes de producto bien guardadas en carpetas, sino integrar esos materiales en toda la red de contenido de producto. Por eso a un DAM puedes sumarle más softwares de gestión de producto, como un PIM o Product Information Management.
¡Es la primera vez que oigo esa palabra! ¿Qué es un PIM?
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