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Los 5 mejores softwares para organizar información de producto en multinacionales

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En una multinacional, los esfuerzos (y los problemas) se multiplican: más versiones de producto, más idiomas, más países y zonas geográficas de distribución, más acuerdos con terceros, más departamentos, más fuentes de datos y más unidades de control de la información.

¿Cuáles son las herramientas que puedes incorporar a tu estrategia de gestión multinacional para agilizar los procesos y reducir el número de errores y retrasos que surgen por culpa de una información mal organizada? Estos son los 5 pilares básicos de gestión de información de producto que sostienen la solidez de cualquier gran multinacional:

ERP (Enterprise Resource Planning)

El sistema central de almacenamiento modular de los datos de producto y empresa. Es el corazón de cualquier compañía, sea o no multinacional, y por tanto el primer paso para que la estrategia avance adecuadamente. En un ERP se concentra todo el contenido útil y vital de una empresa: logística, ventas, materiales de producto, planificación, contabilidad y producción.

Sin embargo, no basta con pensar que un ERP es un ordenador central donde se guarda la copia maestra de todo: es necesario un sistema profesional que garantice una organización eficiente y copias de seguridad ante casos de emergencia. Integrar un software de ERP a una empresa suele conllevar mucho esfuerzo, pero merece la pena, ya que se alcanzará la centralización definitiva y hará que la implantación y desarrollo de los demás software sea muchísimo más rápida y fluida. Algunos ejemplos conocidos son SAP y Deskera.

DAM (Digital Assets Management)

La cantidad de recursos de texto, imagen y vídeo que emplea una empresa a lo largo de su vida e incluso de un simple año es enorme, y más aún si se dedica a la venta o distribución de productos. Es imprescindible mantener en orden tanto los materiales que atañen a la propia marca como los que sirven para el ciclo de vida del producto.

Un sistema DAM es el tipo de software que mantiene organizados todos los archivos de forma mucho más fiable que un puñado de carpetas y discos duros. Un DAM facilita localizar cualquier imagen, texto o vídeo rápidamente, mediante diversos comandos de búsqueda precisa y organizando todas las versiones existentes de un mismo tipo de archivo. Para que no vuelvan a repetirse esas situaciones embarazosas en las que un departamento está utilizando el logotipo de la empresa desfasado, o el catálogo de la versión inglesa está mostrando las fotografías de producto de la temporada anterior. Ejemplos: Libris o Bynder.

PIM (Product Information Management)

Es el software estelar para la gestión de información de producto, y es que su nombre lo dice todo. Sin un PIM, la supervivencia de una empresa de retail será muy difícil, en especial cuando la red ya es multinacional.

Un sistema PIM permite centralizar todos los datos de producto procedentes de diversas fuentes, tanto del interior de la empresa como de terceras partes. Pero la magia va más allá: no sólo reúne la información, sino que la enriquece mediante los criterios de unificación de catálogo que decidas y detectando omisiones y errores en campos de datos y entre distintas versiones de un catálogo (entre idiomas o entre la versión de catálogo en el PIM y la que se está diseñando para imprimir). La guinda del pastel: la automatización que permite realizar todos estos procesos sin intervención manual, ahorrando tiempo y esfuerzos, y abordar tareas en minutos, desde trasladar información en bloque a InDesign hasta rellenar plantillas de producto en marketplaces como Amazon.

¿Sabes que además hay software PIM que se sincroniza con tu ERP y que incluye funciones DAM? En Sales Layer sabemos que la principal prioridad de una multinacional es ahorrar tiempos de instalación y aprendizaje del software, y reducir el número de sistemas que emplea la plantilla. Por eso nuestro PIM es más que un PIM y es un todo de uno de la gestión de producto: ¡conócelo más a fondo aquí!

CMS (Catalog Management System)

Un PIM te permitirá ponerle las cosas fáciles a tu equipo de diseño, ya que envía información de producto de forma automática y lista para usar en programas de creación de catálogos como InDesign.

En las multinacionales, la necesidad de preparar catálogos distintos, ya sea en varios idiomas o de contenido adaptado a cada mercado y estación del año, puede hacer que sea interesante disponer de un sistema CMS. Es una herramienta útil para centralizar la gestión de catálogos en una estrategia omnicanal y conseguir que todos los departamentos internos y los distribuidores y representantes externos que quieras tengan acceso a la misma información. Cuantos más canales se añadan a una estrategia multinacional, más urgente será contar con un sistema que permita controlar precios, ventas, el stock e inventorio, datos y comunicación con empresas de mensajería contratadas y feedback de clientes. Un par de ejemplos son Catalog Bar y Wix.

PLM (Product Lifecycle Management)

En una multinacional, es fácil perder el rastro de miles de productos que salen a la venta en distintas fechas y mediante campañas diferentes. Un sistema vinculado a PLM permite trazar el plan general, que conecta a todas las demás herramientas de gestión de información de producto.

No es un software de gestión de datos de producto, sino un sistema útil para contemplar todo el ciclo de vida del producto y comprobar el estado de sus fases de diseño, creación, producción, marketing, venta y distribución (y la retirada de productos obsoletos, defectuosos o problemáticos). De este modo es más preciso estar al día sobre el avance de cada equipo en una multinacional y si se están consiguiendo los objetivos de time-to-market en distintos catálogos y países.

Hay muchos tipos de software paralelos especializados en tareas PLM, desde un BPM (Business Process Management) a un CRM (Customer Relationship Management). Lo destacable es que cada multinacional puede equiparse con un abanico de herramientas diferente, adecuado a sus necesidades, para lograr los mejores resultados.

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