La normalización de una base de datos de producto es el paso clave tras su creación, pues evita cualquier tipo de anomalía, redundancia y borrado que pudiera haber en el diseño de tablas y en la relación entre la información.
¿Para qué se normaliza una base de datos? Por ejemplo, para evitar datos alojados a la vez en diferentes tablas, o datos de producto sin relación unidos en una misma tabla.
Además, esta técnica permite definir bases de datos más naturales y limpias, reduciendo su tamaño y simplificando la estructura para que los datos de producto sean más fáciles de localizar, contrastar y recuperar.
Una normalización de base de datos, sobre todo para empresas B2B, requiere una importante inversión de tiempo y esfuerzo, ya que contiene muchos datos complejos de producto. Aparte de su desventaja principal: las bases de datos normalizadas ralentizan mucho más los procesos.
Aun así merece la pena afrontar un proceso de normalización de base de datos para ahorrar otros problemas que irán surgiendo más adelante. El trabajo que no hagas ahora tendrá que afrontarse en algún momento del futuro. Y será mejor cuando las bases de datos de producto no hayan alcanzado un nivel de control insostenible.
Las bases de datos pueden clasificarse por su nivel de normalización, del nivel 1 al 5 (hay quien incluso habla de 8 tipos distintos).
Esto significa que el nivel 1, o 1NF, es la forma más básica y simple de normalizar bases de datos, hasta alcanzar la más sofisticada de todas, o 5NF. Esta última se emplea raras veces y es más común ver los tres primeros tipos.
Los requisitos para cumplir cada nivel de normalización se van volviendo cada vez más complejos, aunque esto no quiere decir que sean mejores para todas las empresas.
Conocer el tipo de negocio y las necesidades organizativas concretas de tu negocio es clave para elegir el proceso de normalización de base de datos correcto (o incluso la combinación de reglas de distintos tipos de normalización).
Ahora bien, ¿cómo abordar el proceso de normalización de base de datos?
Para hacerlo fácil, se recomienda seguir las fases de normalización de base de datos a partir del nivel 1. Este es un resumen muy general del proceso, cuyos detalles debes revisar con los diseñadores de la base de datos:
El almacenamiento y mapeo de datos es más lógico y, por tanto, redobla su utilidad para los departamentos que empleen las tablas. Normalizar bases de datos de producto hace que la información se organice y guarde siempre en su lugar correspondiente, sin duplicados ni versiones desactualizadas.
Se incrementa la fiabilidad de los datos para todos los implicados que acceden a las bases, y hay mayor consistencia en la información almacenada. Se evita guardar versiones desactualizadas, encontrar datos duplicados en diferentes partes de la empresa y distintos tipos de relaciones entre datos de producto, sin una jerarquía clara.
La principal ventaja de normalizar bases de datos, aparte de la eliminación de redundancias, es el diseño de una integridad de datos que muestra claramente cómo se relaciona información de distintas tablas entre sí. Esto facilita la identificación de las relaciones de datos y corrige cualquier aislamiento o inconsistencia de información que pudiese haber en la base de datos de producto.
Es fundamental contar con un buen programa para normnalizar bases de datos, como un PIM para la gestión y centralización de la información de producto. Con una buena organización de base, instalar este sistema es más rápido y sencillo, y podrá conectarse fácilmente a las fuentes de datos de la empresa sin atrasos ni necesidad de corregir problemas de sincronización.
Se incrementa la seguridad, ya que la normalización hace que los datos tengan una localización más precisa.
Es mucho más sencillo mantener las bases de datos que ya tienes y realizar nuevos añadidos. También es más rápido conectar las fuentes de datos a cualquier sistema interno o externo, pues no serán necesarias revisiones para asegurar que los datos enviados son correctos.
Depende de cada caso, pero como norma general lo más recomendable es que si puedes, te lances a por ello.
Entre los ejemplos para decidir si normalizar bases de datos en Excel, puedes analizar:
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