Índice
¿Por qué necesitas un ERP?
Toda empresa o corporación que maneje un gran volumen de datos, desde naturaleza administrativa y técnica hasta contenido de catálogo, necesita un ERP (Enterprise Resource Planning).
Un sistema ERP es el almacenamiento central de toda la información de negocio y facilita su localización por cualquier persona o desde cualquier otro software conectado.
Digamos que se trata del cerebro de tu empresa: para que las operaciones de negocio marchen viento en popa, necesitas un centro de control inteligente y con conexiones ágiles con el resto del sistema.
Si tus equipos pasan mucho tiempo buscando datos adecuados, actualizando versiones a mano y comparando documentos y archivos, es posible que necesitéis un ERP (o que el que usáis esté anticuado).
Invertir en un ERP o sustituirlo por otro más moderno y mejor equipado requiere una gran inversión de tiempo e implicación: largos plazos para incorporar datos, costes de suscripción, implementación y mantenimiento.
Por eso no es algo que debas hacer a la ligera: te damos las claves para distinguir si tu sistema es el adecuado y cómo elegir un ERP nuevo entre todas las opciones del mercado.
→ Relacionado: si tienes canales de ecommerce ¿qué ERP debes utilizar?
Criterios para elegir un ERP
Cualquier software puede quedarse atrás si no incorpora las funciones más demandadas del momento y que se adapten a las necesidades de las empresas en un entorno cada vez más digital e interconectado.
Cuantos más de estos criterios incluya tu ERP, más preparado estará para afrontar cualquier volumen de trabajo y cambios ágiles que necesite tu empresa.
Sistema de almacenamiento
Ya han quedado atrás esas salas de ciencia ficción antigua, con una gigantesca máquina central que bombea información a una red de ordenadores.
Ahorrar espacio de almacenamiento es uno de los principales objetivos de las empresas, sobre todo fabricantes, distribuidores y retailers que manejan miles de referencias y materiales de producto, cada temporada.
Para esto, los sistemas en la nube se han convertido en la solución definitiva. La tecnología que los soporta ha avanzado hasta el punto de garantizar gran rapidez e incluso espacio de almacenamiento ilimitado. Además, esto permitirá a tu equipo poder acceder a información desde cualquier lugar del mundo y dispositivo, sin necesidad de desplazarse a oficinas centrales.
Las ventajas de trabajar con un ERP en la nube son clave para una estrategia omnicanal:
- Datos estandarizados en una sola plataforma
- Trabajo colaborativo desde múltiples localizaciones
- Bajo mantenimiento técnico
- Fácil uso y entrenamiento de equipos humanos
→ Apúntalos: consejos para gestionar tu ERP y datos de empresa
Automatización
Casi siempre, los problemas de productividad no tienen que ver con las personas, sino con someterlas a procesos tediosos.
Añadir a mano datos al ERP, archivos de Excel, sustituir archivos por otros nuevos… Son tareas que no sólo queman al equipo, sino que tienen más riesgo de acabar llenas de errores por su carácter repetitivo.
Un sistema automatizado soluciona la lentitud y los errores: un ERP con funciones automatizadas jamás se va a cansar y es capaz de detectar automáticamente duplicados u omisiones.
Lo cual no quiere decir que debas prescindir de tu equipo humano, sino que éste podrá avanzar mucho más rápido su trabajo real, dejando la gestión de datos en un lugar seguro y eficaz. Además, al ser más rápido localizar datos correctos, podrás atender las consultas y demandas de tu red de forma más efectiva y mejorará tu reputación.
Integraciones
Un ERP puede trabajar maravillosamente, pero lo más importante es que sepa hacerlo en equipo.
Es decir, que tu ERP admita conectividad con otros sistemas de software en tu empresa. Esto facilitará los workflows y procesos de comunicación entre departamentos y distintas tareas, y conseguirá que en todas partes se utilicen los mismos datos homogéneos y actualizados.
Para fabricantes y vendedores es fundamental que el ERP sea compatible con un sistema PIM (Product Information Manager), que recogerá la información de producto clave para organizarla y permitir al equipo de marketing su edición, enriquecimiento y conexión con canales de distribución y venta.
En Sales Layer garantizamos la conectividad del PIM con tu sistema ERP y disponemos de equipo técnico y partners especializados que te apoyarán para una implementación exitosa.
→ Para tenerlo claro: diferencias entre el ERP y el PIM en la empresa
Portabilidad
Todos tus datos de empresa pesan un quintal, pero eso no significa que no puedas llevarlos a cualquier parte.
En un panorama comercial cada vez más internacional y repartido entre múltiples equipos, es esencial poder acceder a los datos del ERP desde cualquier lugar. Y eso no significa desde cualquier ordenador de mesa, sino también móvil.
Un ERP ideal ofrece versión para móviles ágil y fácil de acceder, para facilitar a los comerciales o representantes compartir datos en momentos clave, allá donde estén. Es posible que esta versión móvil sea más sencilla que la completa para escritorio, por motivos técnicos, pero es importante revisar que incluya al menos funciones básicas para ti.
Y un factor relacionado es la seguridad: al ser accesibles desde cualquier parte, los sistemas ERP en la nube y móviles deben incluir un entorno de encriptación y seguridad de alto nivel, que proteja los intereses y privacidad de tu empresa.
→ Qué debes tener en cuenta: cómo integrar un ERP con canales de ecommerce
Estándares industriales
Muchas soluciones antiguas de ERP buscaban el todo-para-todos. Sin embargo, hoy en día cada sector empresarial tiene necesidades distintas, y es necesario confiar en soluciones de ERP modernizadas y que puedan adaptarse a los estándares de cada industria.
Antes que un sistema básico todo en uno, es recomendable elegir un ERP que incluya funciones imprescindibles para tu negocio y sector, como analíticas internas.
Soporte técnico
Instalar y despedirse: antaño muchas empresas de software dejaban todo el mantenimiento en manos de las empresas.
Hoy en día es mucho más valioso que tu ERP incluya un servicio técnico y de atención al cliente que pueda colaborar con tu equipo de IT y ayudaros a resolver dudas e incidencias.
Algunos sistemas ofrecen soporte integrado, otras lo ofrecen sólo en determinados planes o mediante cobro por horas. Repasa las condiciones que mejor se ajusten a vuestras necesidades. Analiza cuánto apoyo llegaréis a requerir según vuestra experiencia trabajando con ERP y organización de datos, y también si tenéis previsto incorporar e integrar más sistemas.
→ Te puede interesar: más sistemas de software para organizar datos de empresa
Actualizaciones
Como cualquier otro sistema que maneja datos importantes y delicados, un ERP debe ofrecer actualizaciones regulares para asegurar su mantenimiento.
Desde un punto de vista legal, también debe garantizar las medidas de seguridad adecuadas para el negocio, y cumplir con las regulaciones de protección de datos como GDPR.
Conclusión
¿A quién confiarías tus mayores secretos? ¿A un diario con candado de lata o a una sofisticada caja fuerte?
Cómo elegir un ERP es una decisión básica para cualquier empresa, pues afectará al rendimiento general de negocio, a otros sistemas de software y a todos los departamentos que manejan datos corporativos o de catálogo.
Evitar trabajo manual, asegurar un entorno seguro y legal, mejorar la comunicación con la red comercial y de distribución, e implantar estrategias internacionales y omnicanal, serán objetivos más fáciles de conseguir con un ERP bien equipado.
Una vez lo tengas listo, no dudes en probar el PIM de Sales Layer gratis para sumar aún más eficiencia a tu empresa con una conexión ágil y actualizada entre tu ERP y tu catálogo de productos.
