Si en Sales Layer tenemos un mantra, es que lo más importante en un negocio de ventas de producto es la calidad del contenido. Sin embargo, debemos tragarnos nuestras propias palabras para reconocer que existe algo incluso más relevante (de lo que también se encarga nuestro software): la estructura de la base de datos de producto.
Son dos tótems que no se sostienen el uno sin el otro; si descuidas alguno, el estado de tu catálogo y empresa acabará venciendo y viniéndose abajo como una mesa mal calibrada. Contar con información de producto rica, completa y precisa es una tarea vital, de la que debes encargarte cada día. Pero eso no servirá de nada si no se encuentra agrupada y organizada de forma clara y fácil de acceder.
Velar por la calidad teniendo la cantidad bajo control: ese sí que podría ser el lema definitivo de cualquier fabricante, vendedor, distribuidor y software de Product Information Management como Sales Layer.
¿Por qué es importante la estructura de una base de datos de producto?
La base de datos de producto es el epicentro de la empresa: a ella recurren todos los departamentos, desde ventas y análisis hasta marketing e inventario. Todos, además, añaden y requieren información de ella, y sin un sistema ordenado puede convertirse en un auténtico gallinero.
Además, no todos esos departamentos tienen conocimiento del lenguaje de estructura de bases de datos, por lo que hacerlo lo más comprensible para todos es beneficioso a la hora de pensar en tareas futuras. Y una unidad de criterio al diseñar y organizar las bases de datos garantiza que siempre podrá indicarse a cualquier persona cómo localizar un dato o producto sin rodeos.
→ Lo primero de todo: Cómo normalizar tus bases de datos
Una base de datos de producto bien estructurada permite:
- Mantener una jerarquía lógica de productos.
- Optimizar el catálogo, ya que es más fácil identificar datos erróneos, desactualizados, duplicados u omitidos.
- Agilizar los procesos, desde la apertura de canales digitales hasta el diseño de materiales de venta para promociones o ferias.
- Segmentar la información, sobre todo de cara a campañas de marketing.
- Mejorar la productividad, mediante accesos más rápidos a la información sin necesidad de intermediarios que guíen a cada empleado hacia el dato buscado.
- Reforzar la atención al cliente, pues se localizan datos precisos de stock y características de producto.
Consejos básicos para diseñar una base de datos de producto
Simplicidad
Cuantas más categorías y subgrupos de productos tenga un catálogo, más fácil es perder el norte acerca de cómo organizarlos. No conviene ceder a la tentación de crear campos, columnas y tablas para todos los elementos, simplemente porque requiere menos esfuerzo previo de planificación. A medio plazo te encontrarás con un catálogo atiborrado de tablas difíciles de manejar, almacenar y sincronizar.
Por ejemplo, en un negocio de videojuegos, la tendencia a compartimentalizar puede llevarte a crear una tabla para consolas, otra para mandos, otra para cables, otra para juegos… En cada una terminarían repitiéndose ciertos valores (color, compatibilidad con consolas, etc.).
Encontrar un diseño más lógico y económico puede ahorrar mucho espacio y tiempo (cuantas más tablas y campos haya en un catálogo, necesitarás más tiempo de creación y mantenimiento). En este caso, podría funcionar una estructura en la que por tipo de producto (consola, mando, cable, juego) se asocien otros valores, generando una única vista más limpia y con datos fáciles de localizar.
Por supuesto, según la complejidad de los datos de cada producto puede ser útil contar con una tabla general y tablas específicas para distintas categorías de producto que requieran columnas y valores diferentes. Antes de llegar a ese punto, evalúa si realmente tu catálogo lo necesita o puedes optar por un diseño más simple.
→ Descubre más: Gestión exitosa para bases de datos distribuidas
Consistencia
Los productos de una misma categoría deberán identificarse con el mismo tipo de datos, para evitar situaciones caóticas como mesas de ping pong con medidas en sistema decimal y mesas de picnic en pulgadas.
Para conseguirlo, hay que diseñar un sistema de base de datos consistente, en el que cada categoría disponga de los mismos campos y consiga que los productos tengan información homogénea y todos esté igual de completos. De este modo, se puede ver de forma instantánea qué datos faltan en algunos productos o en cuáles se ha empleado una nomenclatura incorrecta.
¿Algunas indicaciones esenciales de diseño? Por ejemplo, usar nombres breves para tablas y columnas, emplear minúsculas al escribir y separar palabras mediante guión bajo; pero siempre unificar el estilo y hacerlo uniforme en toda la base de datos.
Información vital
Tu base de datos de producto es una herramienta básica para la empresa, pero también va a servir para conectar y enviar la información de catálogo a otros sistemas internos y externos, desde el diseño de catálogos o materiales impresos hasta plataformas de tiendas online, como Magento o Shopify, y marketplaces como Amazon o Google.
Conviene revisar qué datos de producto son fundamentales en cada nicho e industria, para evitar que no se cumplan los requerimientos en distintos marketplaces y haya que añadir información de última hora. Además, cuanto más completa sea una base de datos, más frentes se estarán cubriendo de antemano y se estará apostando por ofrecer al usuario calidad de contenido como elemento diferenciador.
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Automatización
Base de datos ya no es sinónimo de Excel. Aunque las hojas de datos sigan siendo archivos útiles para recopilar información de producto de proveedores y exportarla para distribuidores, vendedores o marketplaces, deberían ser un tipo de archivo más, no el sistema central de almacenaje.
Hoy en día el salto digital de las empresas dedicadas a productos y la expansión del e-commerce hace imprescindible contar con software de automatización de gestión de información de producto, que permite centralizar y mantener de forma más limpia y accesible la base de datos de una empresa.
Otra ventaja de la automatización es que permite detectar por ti qué elementos son redundantes o no se están usando y sólo están generando ruido en el catálogo y ensuciando la base de datos.
Control de cambios
Esta función parece totalmente ajena a la estructura de una base de datos, y en verdad lo es. Pero tan importante como la base en sí es la actividad que la rodea.
Para evitar desandar el camino y perder muchos esfuerzos invertidos, conviene contar en la empresa con software de gestión de catálogos que registre un historial de actividad, versiones y cambios, así como control de correcciones que evite que cualquier persona pueda cambiar los datos de un producto.
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¿Te parecen demasiadas tareas para una única base de datos? Si tu catálogo se compone de muchos productos, sabrás que toda atención que se merecen es poca, y que un sistema central de gestión de base de datos puede resolverte todos los problemas.
Además, si no sabes cómo estructurar tu base de datos de producto, en Sales Layer te ofrecemos más que la herramienta de gestión: descarga una prueba gratuita de 30 días y también podremos hacer un análisis y propuesta personalizada para encontrar la estructura perfecta para tus productos.
