Si se realiza correctamente, la llegada de un Master Data Management a una empresa puede convertirse en el acontecimiento del año.
Un MDM software actúa como base de referencia de todos los datos que forman parte de una empresa, desde los propios empleados y departamentos hasta los clientes, productos o servicios en venta, localizaciones, y documentos legales como contratos y licencias.
Si toda esa información está desperdigada en fuentes diversas o archivos caóticos, el funcionamiento de la empresa y su ritmo de crecimiento se verán afectados. Una pobre organización de big data conduce a lanzamientos de producto atrasados, inventario mal estructurado y con excedentes de stock, y excesivos costes de mantenimiento y corrección de errores.
¿Cuáles son las ventajas inmediatas de sumar un MDM a la red de software corporativo?
- Integración de infinitas fuentes de datos
- Fusión de datos propios y de terceros
- Plataforma multidominio
- Reglas de gobierno de datos
- Control de calidad de datos
- Estandarización de los datos
- Workflows
- Herramientas de auditoría
- Informes analíticos
- Soporte técnico adicional
- Funciones de copias de seguridad y privacidad de datos
- Desarrollo de inteligencia artificial y machine learning
Resolver todos esos problemas con un MDM es sencillo, pero no lo es tanto implementar el software de la noche a la mañana.
Te indicamos los siete pasos imprescindibles que toda empresa debe seguir para que la incorporación de un Master Data Management sea lo más ágil y eficaz.
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Identifica tus fuentes de datos
Antes de contratar un organizador, hay que saber dónde tienes almacenado cada tipo o grupo de datos, y en qué fuentes se hallan repartidos.
A fin de cuentas, un software de Master Data Management funciona de la misma forma que la famosa Marie Kondo. Puedes invitarlo a tu casa para enseñarte cómo guardar y clasificar cada elemento y vivir de forma más organizada, pero de antemano debes indicarle qué tienes y dónde encontrarlo.
Esta es además una primera fase muy didáctica para la empresa, ya que revela conocimiento oculto acerca de la organización real que reinaba en la compañía, y saca a la luz bases de datos desactualizadas o desconocidas por el departamento de IT.
A lo largo de este proceso, se identificarán tanto los tipos de datos disponibles como el origen de éstos:
- Qué aplicaciones están produciendo, enviando y utilizando esos datos.
- Si son muy numerosas y necesitan coordinación.
- Si en realidad la base de datos de la empresa es bastante simple u organizada y la transición va a ser más sencilla.
Calcula los beneficios y ROI que esperas obtener
Ningún sistema de software resuelve por arte de magia un problema preexistente ni lanza al estrellato a una empresa que peleaba por subsistir. Siempre será positivo un sistema que ayuda a organizar los datos, pero en primer lugar hay que aplicar un enfoque pragmático.
Antes de decantarte por un MDM software u otro, analiza qué beneficios esperas conseguir a corto y medio plazo:
- Reducir costes de gestión de datos
- Ahorrar costes de integración con terceros
- Incrementar las opciones de cross-sell y up-sell
- Aplacar errores de pedidos y envíos
- Apoyar al servicio de atención al cliente
- Mejorar la retención de clientes
- Reducir costes de marketing
- Impulsar el ratio de respuesta por campaña
- Minimizar el tiempo de ciclo de venta
Pero soñar con los beneficios también implica calcular los costes que conlleva la implementación de una nueva tecnología en la empresa, y el equilibrio que debe conseguirse entre esos beneficios y gastos.
Prevé qué ROI esperas conseguir tras la (normalmente elevada) inversión inicial y de mantenimiento de un Master Data Management, incluyendo la licencia de software, la instalación, el hardware complementario que pueda ser necesario, la nueva infraestructura de trabajo, y el entrenamiento del personal.
Diferencia bien entre costes temporales que se harán al principio y aquéllos que se mantendrán a lo largo del tiempo y uso del MDM.
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Desarrolla un buen plan de implementación
A raíz del análisis previo, puedes decidir empezar la transición a un MDM sólo implementando aquellas funciones que aportarán más valor a la empresa a corto plazo, y prever planes de ampliación posteriores.
El plan de implementación de un MDM software dependerá de las prioridades de la empresa, el tipo de recursos disponibles en ella, los tiempos previstos de preparación, y el tipo de problema que se quiera resolver en la gestión de datos.
Con ese conocimiento de base, se podrá definir una arquitectura de datos objetivo más precisa, así como las fases imprescindibles para alcanzarla al ritmo que puede permitirse la empresa.
La instalación de un nuevo software llega a ser una etapa incluso más estresante y delicada que la elección del proveedor, de modo que es vital haber diseñado bien el plan inicial, previendo posibles contingencias dentro de una línea de tiempo que debe ser respetada lo máximo posible.
Organiza un grupo de transición
La pregunta del millón es ¿quién será el responsable de decidir todo ese plan de pasos previos?
Muchas empresas consideran que cualquier tema vinculado a software debe dejarse en manos del departamento de IT, pero suele arrojar mejores resultados la creación de un grupo de representantes de las áreas de conocimiento clave.
Una vez se decida qué responsables de la empresa (y del proveedor de MDM) deben velar por este proceso de transición a un nuevo sistema de gestión de datos, todos deben coordinar sus objetivos y vigilar las distintas partes del proceso que pueden afectar a áreas diversas de la empresa.
Piensa en ello como un grupo de vigilantes especializados que reúnen sus sabidurías para resolver un puzzle complejo.
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Crea un plan de master data de prueba
Contar con un periodo de pruebas es imprescindible en cualquier proceso de implementación tecnológica. Trasvasar todo el conocimiento de empresa a un Master Data Management suele ser una tarea colosal que encontrará muchos errores en el camino.
Por esto, es recomendable empezar sin un lanzamiento definitivo, sino con un master data o gran base de datos central de prueba que recoja el sistema exacto perseguido: estructura, atributos, categorías de tipos de datos, origen de datos…
En esta fase, también es importante contar con que es imposible incluirlo todo en un MDM software sin convertirlo en un monstruo demasiado complejo de manejar. Es el momento de tomar decisiones difíciles, decidir qué es importante y qué hay que sacrificar, a fin de que el sistema no sea una gran papelera que recoge todos los datos existentes, sino un distribuidor sofisticado.
Para agilizar este proceso, el MDM también agradece la colaboración de otras herramientas, y por eso según las necesidades de cada empresa es posible que hagan falta más sistemas de software y un plan de coordinación general.
Por ejemplo, un software de Customer Data Integration (CDI) o de Product Information Management (PIM) si, aparte de los datos de empresa, se trabaja con un gran volumen de datos de catálogos, productos y clientela. Estos sistemas organizarán esa información especializada y se sincronizarán con el MDM, creando una gran red ágil y flexible dentro de la empresa.
Asegura el entrenamiento del equipo
La queja generalizada acerca de la complejidad de los MDM puede resolverse con una previsión de etapa de entrenamiento dentro de la compañía, sobre todo para aquellos equipos que vayan a estar en contacto frecuente con el nuevo software.
A veces esto es más fácil de decir que de hacer.
Muchos proveedores de Master Data Management no incluyen cursos o materiales oficiales sobre su herramienta, o dan acceso a sesiones personalizadas bastante caras. Este es un punto determinante que debe valorarse al comparar proveedores: elige siempre un MDM que ofrezca servicio técnico y de entrenamiento de calidad, con diversas opciones, para ahorrar los futuros costes de tener que buscar asesores externos o nuevos empleados especializados.
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Garantiza el mantenimiento del MDM
Para que todo fluya como la seda, después del sprint inicial hay que saber mantener un buen ritmo de carrera.
La instalación de un MDM en la empresa siempre es el proceso más delicado, pero su mantenimiento posterior será lo que determine su utilidad o fracaso. Hay que contar con el personal y las herramientas necesarias para hacer seguimiento de las funciones y rendimiento del software, y mantener a aquellos ‘vigilantes’ encargados de comprobar que la calidad de datos en el MDM es buena y constante.
Lo ideal es que el propio sistema incluya funciones de detección de errores y problemas con rápidos atajos de solución. El software nunca podrá hacer el trabajo por los empleados, pero sí alertarlos y proporcionar analíticas valiosas acerca de los datos almacenados, como contactos duplicados.
Las funciones de historial de versiones y cambios también son muy útiles para los encargados del MDM en el día a día, a fin de evitar que elementos correctos se marquen como errores, o se lancen actualizaciones a destiempo o en los canales inadecuados.
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